Miesięcznik Benefit – miesięcznik kadrowych, kierowników i dyrektorów HR

Strona główna » Motywacja » Człowiek HR

Pracownicy najlepiej wiedzą, co działa, a co nie

Pracownicy najlepiej wiedzą, co działa, a co nie
Joanna Kucharska – doświadczony menedżer, doradca biznesowy / Fot. mat. własne
Z Joanną Kucharską, dyrektorem ds. HR i komunikacji Sii Polska, rozmawiała Katarzyna Patalan

Firma Sii zatrudnia ponad 2 tys. osób. Jakie są największe wyzwania w zarządzaniu zasobami ludzkimi w tak dużej organizacji?

Największe wyzwania, które wiążą się z zarządzaniem w naszej organizacji, nie mają związku z liczebnością pracowników, a raczej z faktem, że ich liczba ciągle się zmienia i rośnie. Kiedy dołączyłam do firmy w marcu 2007 r., w jednym oddziale pracowało 30 osób, dziś mamy osiem oddziałów i ponad 2 tys. 300 pracowników. Ich liczba ciągle rośnie. W każdym roku otwieramy nowy oddział. W tej sytuacji wyzwaniem jest proces organizacyjny i jego dostosowanie do ciągle zmieniającego się rynku i otoczenia biznesowego. Biorąc pod uwagę bardzo dynamiczną sytuację w firmie – musimy zdążyć z wdrożeniem tych procesów. Nie można też zapomnieć o konieczności komunikowania pracownikom zachodzących zmian. To są największe wyzwania dla działu HR w naszej organizacji.

Firma na swojej stronie internetowej pisze o Power People – identyfikuje i promuje najlepszych pracowników. W jaki sposób udaje się w tak dużej organizacji odnaleźć największe talenty i nimi zarządzać?

Power People, czyli doskonalenie, rozwijanie pracowników – to nasza misja, to cel, który przyświeca każdemu menedżerowi. Ustanowiliśmy także nagrodę dla menedżera i oddziału, który najlepiej realizuje misję organizacji. Założenie jest takie, że wpływ na firmę mają wszyscy, ale jest grupa osób stanowiąca ok. 20–30 proc., które wyróżniają się swoim zaangażowaniem. Naszym celem jest skupienie się na tych osobach, które są motorem napędowym organizacji, zidentyfikowanie ich i wydobycie tego zaangażowania. Dzięki temu firma może się jeszcze lepiej i szybciej rozwijać. Mamy także program rozwojowy Top Gun, dzięki któremu dwa razy w roku identyfikujemy takie osoby, zastanawiamy się nad dedykowanymi dla nich możliwościami rozwoju. Dzięki dynamicznemu wzrostowi firmy wciąż uruchamiamy nowe działy i stanowiska, na które awansują osoby pracujące już w organizacji, nawet jeśli brakuje im doświadczenia. Dla nas bardzo ważne są: zaangażowanie, pasja, potencjał i podejście do pracy.

Wspomniała pani, że firma inwestuje w najlepsze talenty. W jaki sposób udaje się wam zidentyfikować te osoby?

Wychodzimy z założenia, że za to odpowiedzialni są menedżerowie. Dział HR jest po to, by dostarczyć narzędzia, by pomóc w dostosowaniu procesów, w przeszkoleniu, we wdrożeniu, a także we wspieraniu na co dzień. Natomiast to do zadań menedżerów należy realizacja tych wszystkich działań. W naszej organizacji uważamy, że bezpośredni przełożony nie powinien zarządzać zespołem większym niż 10 osób. W sytuacji, gdy jakiś zespół się rozrasta, natychmiast wyznaczamy kolejną osobę, do której raportują nowi członkowie zespołu. Dzięki temu najbardziej zaangażowanych pracowników wskazują osoby bezpośrednio zarządzające zespołami. Menedżer, który kieruje 10-osobowym zespołem, doskonale wie, kto i na ile jest zaangażowany. Każdy pracownik ma przypisanego przełożonego – ale nie zawsze jest to menedżer. W wyłanianiu tych najbardziej zaangażowanych pracowników liderom pomagają opisane kryteria, które powstają m.in. dzięki ocenie rocznej pracowników.

To główna zaleta pracy w tak małych zespołach?

To nie jest tak, że mamy tylko małe zespoły, są u nas także zespoły 30-osobowe, ale wówczas wyznaczane są osoby, które odpowiadają za mniejsze grupy. Chodzi o to, aby każdy pracownik miał poczucie, że ma łatwy i bezpośredni dostęp do przełożonego. Dzięki temu udaje nam się także utrzymać lojalność pracowników, zintegrować grupę, zrealizować wspólny cel. To znacznie ułatwia utrzymanie rodzinnej atmosfery w organizacji. Kiedy podjęłam pracę w firmie, w biurze pracowało pięć osób i panowała tu bardzo rodzinna atmosfera. Dziś także nam się to udaje, bo mimo tego, że organizacja wciąż się rozrasta, atmosfera i właściwe relacje przenoszą się na coraz niższe struktury – odpowiedzialność nie spoczywa tylko na dyrektorze oddziału, lecz dotyczy każdego menedżera czy koordynatora, który zarządza zespołem.

Niewątpliwie atmosfera w pracy jest bardzo ważna, ale w jaki jeszcze inny sposób utrzymujecie państwo zaangażowanie i motywację wśród pracowników?

Prowadzimy wiele różnych aktywności. Myślę, że najważniejsze to uświadamianie pracownikom, że mają realny wpływ na rozwój firmy. To jest dla nas bardzo ważne, by komunikacja z pracownikami była otwarta i dwutorowa. Jakiś czas temu wprowadziliśmy cykl spotkań usprawniających. Polega to na tym, że raz w roku do każdego oddziału jedzie grupa przedstawicieli najwyższego szczebla z różnych działów z organizacji. Przez dwa dni spotykamy się z przedstawicielami działów w regionie. Zarząd komunikuje się ze wszystkimi pracownikami, co daje im możliwość bezpośredniego powiedzenia, co jest dobre, a co nie. Rozmowy dotyczą najbardziej podstawowych kwestii, jak chociażby problem z wnioskiem urlopowym czy trudności np. z jakimś procesem. Spotkania dają także możliwość porozmawiania o nowych pomysłach czy usprawnieniach. Wizytę zawsze kończy wieczór integracyjny. Realizujemy te spotkania od kilku lat i jesteśmy z nich bardzo zadowoleni. Po zakończeniu spotkania sporządzamy raport i informujemy, które ze zgłaszanych usprawnień czy pomysłów będziemy realizować. Wdrożyliśmy także wewnętrzny portal, na którym pracownicy mają do dyspozycji zakładkę zawierającą wszystkie pomysły zgłaszane podczas tych spotkań, a co więcej każdy pracownik może na bieżąco zgłosić tam swój pomysł. Nowy pomysł trafia bezpośrednio do osoby odpowiedzialnej, która może się wypowiedzieć na ten temat. Poza tym okazją do takiej rozmowy są także oceny roczne. Te wszystkie elementy pozwalają nam na budowanie dobrej atmosfery w organizacji, ale także pokazują, że pracownicy są bardziej skłonni do aktywności i są bardziej zaangażowani w to, co się dzieje. Po prostu czują, że mają na to wpływ.

To ważne, by pracownik czuł, że jest elementem pewnej całości i ma wpływ na jej kształtowanie?

Jak najbardziej. Bierzemy także udział w badaniu Great Place to Work – rok temu zdobyliśmy statuetkę laureata – ale także w innych badaniach, np. AudIT (i tutaj też, po raz czwarty już, zdobyliśmy tytuł Najlepszego Miejsca Pracy w IT). Szczegółowo analizujemy to, co pracownicy zgłaszają w anonimowych ankietach. Rzeczywiście duże znaczenie ma to, że firma angażuje pracowników w takie projekty. Jest to dla nich i dla nas ważne, to taka sytuacja win-win. Często pomysły pracowników są świetne i nie ma potrzeby wynajmowania zewnętrznych konsultantów, gdyż tak naprawdę mamy konsultantów u siebie. To pracownicy najlepiej wiedzą, co działa, a co nie.

Czy benefity także przyczyniają się do budowania zaangażowania i wpływają na motywację pracowników?

Mamy standardowe benefity, takie jak np. opieka medyczna, możliwość skorzystania z ubezpieczenia, kartę MultiSport, program kafeteryjny z możliwością wyboru różnych benefitów. Pracownicy sami decydują, na co chcą wydać swój limit. W niektórych oddziałach dwa razy w tygodniu dostarczamy świeże owoce pracownikom. Organizujemy dużo szkoleń wewnętrznych, szkolenia z języków obcych, na życzenie pracowników zakładamy różne kółka zainteresowań i wspieramy np. w wynajęciu sali sportowej, kupnie koszulek czy udostępnieniu salek szkoleniowych w naszych biurach, ale także organizujemy konferencje, konkursy. Sponsorujemy pasje pracowników, którzy chcą się realizować pozazawodowo. Staramy się na każdym kroku pokazywać im, że są dla nas ważni. Każdy nasz pracownik z okazji urodzin otrzymuje kartkę z życzeniami (co roku ta kartka jest inna), bilety do kina, a gdy pracownik bierze ślub, wysyłamy młodej parze kwiaty, świeżo upieczonym rodzicom dajemy prezent dla dzidziusia. Jeśli firma otrzymuje jakąś nagrodę, świętujemy nie tylko w naszych biurach, lecz także pamiętamy o tym, by z tej okazji świętować ze wszystkimi – również z tymi pracownikami, którzy na co dzień pracują w siedzibach u naszych klientów. Taka sytuacja miała miejsce całkiem niedawno, gdy obchodziliśmy jubileusz dziesięciolecia. Oferujemy naszym pracownikom także możliwość home office czy elastyczne godziny pracy. Mamy coraz więcej pracowników w miastach, w których nie ma oddziałów, i takie osoby pracują zdalnie. Co ważne, w kwestii benefitów zostawiamy sporo autonomii oddziałom, nie chcemy, by pokutowało przekonanie, że to centrala wszystko ustala. Uwzględniamy fakt, że specyfika lokalna wszędzie jest inna.

Działacie w branży IT – to sektor, w którym najtrudniej znaleźć, zatrudnić i utrzymać w firmie specjalistów (według pracuj.pl w tej branży jest najwięcej ogłoszeń o pracę – przyp. red.) Jak wam się udaje rekrutować tych najlepszych przy tak dużej konkurencji?

Kandydatów zawsze mogłoby być więcej, to jest coś, co się nie zmienia. Natomiast bardzo dużo daje nam to, że nasi pracownicy postrzegają nas bardzo dobrze i rekomendują swoich znajomych do pracy w naszej firmie. Pierwszym źródłem zatrudnienia u nas są osoby z poleceń. Uruchomiliśmy system rekomendacji nie tylko dla kandydatów, czyli osób, które były u nas na rozmowie, lecz także dla wszystkich osób, które mogą nam kogoś polecić do pracy. Coraz więcej ludzi aplikuje do nas niezależnie od prowadzonej rekrutacji. Stosujemy też najbardziej tradycyjne sposoby pozyskiwania pracowników, czyli ogłoszenia o pracę, jak i te mniej tradycyjne, których jednak nie chcemy zdradzać, bo to nasza przewaga konkurencyjna.

A jak pani zapatruje się na wykorzystanie mediów społecznościowych w procesie rekrutacji?

Nasz fanpage na Facebooku wykorzystujemy raczej po to, aby się pokazać, by internauci mogli zobaczyć, jak pracujemy, jak wygląda nasza firma. Nie rekrutujemy ani nie komunikujemy się przez to medium, gdyż uważamy, że jest to profil bardziej prywatny. Do komunikacji zawodowej wykorzystujemy LinkedIn, GoldenLine – profile, które są do tego dedykowane.

Ludzie zajmujący się HR zgodnie twierdzą, że HR chce objąć rolę partnera biznesowego i wpływać na wyniki finansowe oraz realizację celów biznesowych firmy. Co według pani działy HR powinny robić, by być HRBP, i czy według pani to dobry kierunek zmian w HR?

Moim zdaniem HR powinien być blisko biznesu, być w kontakcie z biznesem i o wszystko ten biznes pytać. Jeżeli usłyszymy o czymś ciekawym na rynku, udajemy się z tym do biznesu, pytamy o opinię. Jeżeli ja w tym widzę jakąś wartość dodaną, namawiam, by te działania wdrożyć także u nas. Nie można dopuścić do takiej sytuacji, że dział HR coś sobie wymyśli, wdroży, a potem nikt z tego nie korzysta. Dlatego kładziemy bardzo duży nacisk na współpracę, na komunikowanie potrzeb. Ostatnio przeprowadziliśmy ankietę i okazało się, że jeżeli chodzi o rozmowy roczne, w których dotychczas dział HR dość intensywnie uczestniczył – dla menedżerów wystarczająca jest pomoc w ich organizacji. Dla nas to bardzo cenna informacja, bo np. dzięki temu możemy więcej czasu poświęcić na rozwój pracowników. Kluczowe jest dostosowanie działań HR do potrzeb i oczekiwań biznesu. Wówczas faktycznie można być HR Biznes Partnerem.

Czy otwarta komunikacja, o której często pani wspomina, pomaga w funkcjonowaniu organizacji, czy raczej przeszkadza?

Jest ona niezwykle ważna zarówno w odniesieniu do pracowników, jak i naszych klientów. Ich opinie na temat realizowanych usług są bezcenne. Firma nie traci energii na wprowadzanie działań, w których nasz partner nie widzi wartości dodanej, a z drugiej strony klienci dostrzegają sens w tym, co robimy – jesteśmy w stanie idealnie dopasować się do potrzeb klienta. To prowadzi do wyższej efektywności. Zagrożeniem może być chyba jedynie to, że dla kogoś tak wysoki stopień otwartości w komunikacji może być nienaturalny. ■

Zobacz rownież: Pracownicy znajdują coś dla siebie

2016-04-28 08:20 Opublikował: Benefit



Reklama:

tel. kom: 508-548-308

Redakcja:

Newsletter


Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowo-promocyjnych oraz na otrzymywanie od Spółki oraz podmiotów wchodzących w skład Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. za pomocą środków komunikacji elektronicznej
... Rozwiń
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Spółkę, zgodnie z ustawą z dn. 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) w celach marketingowo-promocyjnych oraz wyrażam zgodę na otrzymywanie od Spółki i informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.). Jednocześnie wyrażam zgodę na przekazanie moich danych osobowych przez Spółkę podmiotom z Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. w celach marketingowo promocyjnych związanych z promocją lub reklamą produktów i usług oferowanych przez te podmioty jak również wyrażdam zgodę na otrzymywanie od tych podmiotów informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.) Zgody mogą być odwołane w każdym czasie. Administratorem danych osobowych jest Benefit IP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa ul. Canaletta 4, 00-099 Warszawa. Dane osobowe będą przetwarzane w celach marketingowych i nie będą udostępniane innym odbiorcom. Ich podanie jest dobrowolne, a każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych, ich poprawiania oraz wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania.