Miesięcznik Benefit – miesięcznik kadrowych, kierowników i dyrektorów HR

Strona główna » Rozwój

Cztery zasady skutecznych negocjacji

Cztery zasady skutecznych negocjacji
Fot. PeopleImages
Negocjacje często utożsamiane są z procesem sprzedaży, rozmową z klientem czy rolą przedstawiciela handlowego. Osiągnięcie porozumienia jest jednak nieodłącznym elementem wielu relacji biznesowych, zarówno w kontakcie z partnerami zewnętrznymi, jak i wewnątrz organizacji. Dlatego tak ważna jest umiejętność prowadzenia efektywnych rozmów.

Negocjacje to jeden ze sposobów radzenia sobie z konfliktem i różnicami interesów. Definicja negocjacji mówi, że jest to dwustronny proces komunikacji, którego celem jest osiągnięcie porozumienia, przy czym część interesów stron uczestniczących w procesie jest sprzeczna. Mówiąc prościej, negocjacje to poszukiwanie porozumienia przez dialog. Finalnym celem negocjacji jest wymiana określonych wartości na warunkach akceptowalnych przez każdą ze stron.

Negocjacje prowadzone są zazwyczaj z dwóch powodów. Pierwszy to chęć rozwiązania problemu stojącego na drodze do pożądanego stanu (np. spór o cenę między kupującym i sprzedającym). Drugi powód prowadzenia rozmów negocjacyjnych to próba stworzenia czegoś nowego, wypracowania unikatowego rozwiązania, czego samodzielnie nie udałoby się osiągnąć (np. wspólna akcja marketingowa, wspólna inwestycja). To, jaki jest cel negocjacji, determinuje sposób, w jaki są prowadzone.

Gdy obie strony negocjacji wspólnie poszukują rozwiązań, które w możliwie najlepszy sposób zaspokoją potrzeby każdej z nich, a prowadzone rozmowy będą negocjacjami problemowymi. Stronom zależy na współpracy, aby osiągnąć jak największą korzyść, wypracowując wspólne rozwiązanie. Partnerzy w negocjacjach są nastawieni na współpracę, nie na walkę, ponieważ każdy zyskuje dzięki osiągniętemu porozumieniu. W negocjacjach problemowych dąży się do tego, aby znaleźć rozwiązanie, które daje korzyści obu stronom, co zmotywuje je do długotrwałej współpracy.

Sytuacja, gdy obie strony przede wszystkim bronią swoich pozycji i stanowisk, to negocjacje pozycyjne. Każdej ze stron zależy na tym, aby wywalczyć dla siebie jak najwięcej. W negocjacjach pozycyjnych zysk jednej strony oznacza mniejszy zysk lub stratę drugiej strony. W procesie często wykorzystywane są zagrywki negocjacyjne i manipulacje, gdyż celem jest zyskać dla siebie jak najwięcej. Relacje między negocjującymi schodzą na dalszy plan lub nie mają znaczenia. Negocjujący skupiają się przede wszystkim na uzasadnianiu swojego stanowiska, zbijaniu argumentów drugiej strony, technikach, które wymuszają jak największe ustępstwa „rywala”.

Identyfikacja rodzaju prowadzonych rozmów często decyduje o sukcesie bądź niepowodzeniu. Gdy jedna ze stron jest nastawiona na wypracowanie wspólnego rozwiązania, a druga na obronę pozycji, istnieje duże ryzyko, że rozmówca, któremu zależało na współpracy, w reakcji na zachowanie partnera zacznie bronić swojej pozycji, co uniemożliwi pozytywne zakończenie negocjacji. Zdarza się również tak, że negocjacje na początku nastawione na obronę pozycji w wyniku dalszych rozmów przeradzają się w rozmowy ukierunkowane na współpracę. (np. sprzedaż produktu po wyższej cenie z propozycją pokrycia części kwoty w barterze lub w dogodnej formie finansowania).

Trudno przewidzieć, jak potoczą się negocjacje, dlatego warto rozpocząć od rozmów nastawionych na współpracę. Dzięki temu w każdym momencie procesu, w odpowiedzi na zachowanie drugiej strony, istnieje możliwość zmiany taktyki na obronę własnych interesów. Gdy zaś strony rozpoczynają od obrony pozycji, trudniej będzie zmienić taktykę. Aby negocjacje były nastawione na współpracę, w trakcie rozmów należy przestrzegać czterech podstawowych zasad.

Oddziel człowieka od problemu

W trakcie negocjacji każda ze stron wywiera pewien wpływ na to, co czuje i jak się zachowuje rozmówca. Zaczyna się proces oceny partnera przez pryzmat wcześniejszych doświadczeń. To rodzi ryzyko odsunięcia przedmiotu negocjacji na drugi plan i skupienia się na relacjach interpersonalnych. Takie rozmowy bardzo szybko mogą przerodzić się w negocjacje pozycyjne. Warto więc pamiętać, aby w trakcie rozmów skupić się na przedmiocie negocjacji i dążyć do wypracowania rozwiązania.

Broń interesów, a nie stanowisk

Rozróżnienie stanowisk od interesów jest kluczową zdolnością związaną z prowadzeniem negocjacji nastawionych na współpracę. Stanowiska są otwarcie komunikowane przez każdą ze stron. Są często powtarzane i argumentowane (przykład: cena jest za wysoka). Za każdym stanowiskiem kryją się interesy rozmówcy, o których nie mówi otwarcie (np. wysoka cena ze względu na: brak środków finansowych, nacisk ze strony zwierzchników, podobna oferta konkurencji). Gdy negocjatorzy mocno bronią swoich stanowisk, szukając wciąż nowych argumentów, bez ujawnienia faktycznych powodów, łatwo o przerodzenie się rozmów w negocjacje pozycyjne. Aby poznać interesy drugiej strony, należy okazać uznanie dla przedstawionego stanowiska, po czym zachęcić rozmówcę pytaniami otwartymi do rozmowy o korzyściach, jakie chce faktycznie osiągnąć.

Poszukuj nowych kreatywnych rozwiązań korzystnych dla obu stron

Gdy strony poznają już swoje interesy i potrzeby, pojawia się obszar do wypracowania wspólnego rozwiązania. Często należy wyjść poza utarte schematy, do czego niezbędna jest twórcza praca rozmówców. W trakcie tak prowadzonych rozmów pojawiają się nowe, nieznane do tej pory kwestie i okoliczności, dlatego niezbędna jest tu również duża elastyczność. Mogą one bowiem zniwelować wypracowane już rozwiązania, ale dzięki temu dają możliwość znalezienia innego rozwiązania, na które nie było wcześniej miejsca.

Nalegaj na ustalenie obiektywnych kryteriów oceny rozwiązań

Negocjacje zakończą się sukcesem, jeśli wypracowane rozwiązanie uda się wdrożyć i każda ze stron uzyska w efekcie jakieś korzyści. Bardzo ważne są obiektywne kryteria, które pozwolą na ocenę i wybór konkretnego rozwiązania. Do ich wyznaczenia mogą posłużyć takie punkty odniesienia, jak: realia rynkowe, wyniki badań czy ekspertyzy specjalistów. Jeśli żądania znacznie odbiegają od przyjętych standardów, psuje to dobrą atmosferę rozmów i strony zaczynają bronić swoich stanowisk. W trakcie wdrożenia wypracowanych rozwiązań również należy określić obiektywne kryteria, które bronią interesów każdej ze stron (np. zabezpieczenia w przypadku nieprzestrzegania przyjętych ustaleń). Przestrzeganie tych zasad zwiększa szansę na zakończenie negocjacji zgodnie z oczekiwaniami i prowadzenie rozmów w pozytywnej atmosferze. Ponadto należy pamiętać, że negocjacje to proces. W każdej chwili negocjacje nastawione na współpracę mogą zmienić się w negocjacje pozycyjne, dlatego tak ważne jest stosowanie prezentowanych reguł przez cały czas prowadzonych rozmów.

Marek Waśkiewicz
trener konsultant, Sales Skills Institute

 

2016-12-12 11:56 Opublikował: Benefit



Reklama:

tel. kom: 508-548-308

Redakcja:

Newsletter


Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowo-promocyjnych oraz na otrzymywanie od Spółki oraz podmiotów wchodzących w skład Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. za pomocą środków komunikacji elektronicznej
... Rozwiń
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Spółkę, zgodnie z ustawą z dn. 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) w celach marketingowo-promocyjnych oraz wyrażam zgodę na otrzymywanie od Spółki i informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.). Jednocześnie wyrażam zgodę na przekazanie moich danych osobowych przez Spółkę podmiotom z Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. w celach marketingowo promocyjnych związanych z promocją lub reklamą produktów i usług oferowanych przez te podmioty jak również wyrażdam zgodę na otrzymywanie od tych podmiotów informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.) Zgody mogą być odwołane w każdym czasie. Administratorem danych osobowych jest Benefit IP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa ul. Canaletta 4, 00-099 Warszawa. Dane osobowe będą przetwarzane w celach marketingowych i nie będą udostępniane innym odbiorcom. Ich podanie jest dobrowolne, a każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych, ich poprawiania oraz wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania.