Miesięcznik Benefit – miesięcznik kadrowych, kierowników i dyrektorów HR

Strona główna » Praca » Prawo

Jak pracodawca powinien dokumentować świadczenia udostępniane pracownikom odpłatnie?

Jak pracodawca powinien dokumentować świadczenia udostępniane pracownikom odpłatnie?
Fot. PeopleImages
Pracodawcy częstokroć decydują się na wprowadzenie częściowej – lub ustalonej na preferencyjnych zasadach – odpłatności za udostępniane pracownikom benefity; nierzadkie są również przypadki, gdy pracownik zobowiązany jest do zwrotu całego kosztu świadczenia otrzymanego od pracodawcy.

Powody wprowadzenia takiej odpłatności mogą być różne, a najczęściej spotykane to: obciążenie pracownika częścią kosztów z myślą o zmotywowaniu go do skorzystania z benefitu (przykładem jest uczestnictwo w zajęciach fitness) czy też skorzystanie z preferencji w zakresie obciążeń składkowych (ZUS), przewidzianych dla świadczeń częściowo odpłatnych. Oczywiście nie można także wykluczyć, że pracodawca, który chce dzielić z pracownikami koszty benefitów albo wręcz żąda zwrotu całości kosztu danego świadczenia, kieruje się względami czysto finansowymi, w tym wynikającymi z obowiązujących umów i regulaminów pracy (jak w przypadku obowiązku zwrotu przez pracownika kosztu prywatnych noclegów, posiłków czy taksówek).

Obowiązek wystawienia pracownikowi faktury

Co do zasady, pracodawca, który obciąża pracownika kosztami udostępnianego mu świadczenia (towaru lub usługi), powinien rozpoznać z tego tytułu transakcję opodatkowaną podatkiem VAT. Od zasady tej istnieje wiele wyjątków, obejmujących, przykładowo, świadczenia pozostające poza zakresem opodatkowania (jak świadczenia finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych) czy też świadczenia dokonywane przez pracodawców korzystających ze zwolnienia z podatku ze względu na obroty nieprzekraczające ustawowego progu (art. 113 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, dalej: uvat). Jednak w przypadku świadczeń odpłatnych zasadą jest ich opodatkowanie, co oczywiście wiąże się z obowiązkiem odpowiedniego udokumentowania.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 uvat, fakturę zobowiązany jest wystawić podatnik dokonujący sprzedaży na rzecz innego podatnika podatku VAT. Sprzedażą w rozumieniu przepisów uvat jest m.in. odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, a za takie uważa się również sytuacje, w których podatnik (np. pracodawca) dane świadczenie zakupi, a następnie je odsprzeda. Nie ulega zatem wątpliwości, że pojęcie sprzedaży obejmuje wspomniane przypadki odsprzedaży świadczeń pracownikom, czyli sytuacje, w których pracownicy partycypują w części kosztów przedmiotowych świadczeń (benefitów) lub pokrywają je w całości. Jednak powołany przepis wyraźnie wskazuje, że obowiązek wystawienia faktury dotyczy wyłącznie podatnika dokonującego sprzedaży na rzecz innego podatnika podatku VAT, co oznacza, że do wystawienia faktury co do zasady nie jest zobowiązany pracodawca, który dokonuje sprzedaży na rzecz swojego pracownika (osoby fizycznej niewystępującej w tym przypadku jako podatnik VAT).

Należy przy tym pamiętać, że od powyższej zasady istnieje wyjątek, o którym mowa w art. 106b ust. 3 pkt 1 uvat. Wskazany przepis stanowi mianowicie, że na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą czynności, o których mowa w 106b ust. 1 pkt 1 uvat – w tym sprzedaż na rzecz pracownika. Warunkiem jest, aby owo żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone w terminie trzech miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym pracodawca udostępnił pracownikowi dane świadczenie (lub otrzymał od pracownika zapłatę, o ile miało to miejsce przed wykonaniem świadczenia). Podsumowując, pracodawca nie ma obowiązku wystawiania pracownikom faktur z tytułu świadczeń, które sprzedaje lub odsprzedaje pracownikom (tj. wówczas, gdy pracownik takie świadczenie finansuje w całości lub w części), chyba że pracownik zgłosi pracodawcy takie żądanie w odpowiednim terminie.

Odrębnym zagadnieniem są obowiązki pracodawcy w zakresie ewidencjonowania sprzedaży na rzecz pracowników przy zastosowaniu kas fiskalnych.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 uvat, „obowiązek taki dotyczy podatników dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej”. Jednak na podstawie art. 111 ust. 8 uvat Minister Finansów w drodze rozporządzenia z 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (dalej: rozporządzenie) zwolnił z powyższego obowiązku niektóre grupy podatników oraz niektóre czynności. W szczególności, w par. 2 ust. 1 rozporządzenia, przewidziano zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania czynności „Dostawy towarów i świadczenia usług przez podatnika na rzecz jego pracowników” (zwolnienie obowiązuje do 31 grudnia 2016 r. i ma zostać przedłużone o kolejny rok). Należy jednak podkreślić, że ww. zwolnienie nie dotyczy tych podatników, którzy rozpoczęli ewidencjonowanie wskazanych czynności przed dniem 1 stycznia 2015 r. Jak z powyższego wynika, zasadą jest, że dostawa towarów i świadczenie usług przez podatnika na rzecz jego pracowników objęte są zwolnieniem z obowiązku rejestracji przy zastosowaniu kas fiskalnych, z uwzględnieniem ww. wyłączenia.

Jednakże powyższa zasada doznaje szeregu ograniczeń wyszczególnionych w par. 4 rozporządzenia, dotyczących m.in. dostaw paliw silnikowych, wyrobów tytoniowych, napojów alkoholowych, perfum i wód toaletowych, jak również świadczenia przez pracodawcę szeregu własnych usług. Choć znaczna część z tych ograniczeń nie dotyczy świadczeń na rzecz pracowników, to zwolnienie z obowiązku rejestracji przy zastosowaniu kas fiskalnych nie obejmuje sprzedaży na rzecz pracowników m.in. paliw silnikowych.

Wbrew pozorom powyższe przepisy mogą mieć duże znaczenie praktyczne dla rozliczeń z pracownikami, którzy wykorzystują dla celów prywatnych służbowe samochody lub posługują się kartami paliwowymi pracodawcy. Taki wniosek płynie z interpretacji wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu 3 lipca 2015 r., nr ILPP2/4512-1-250/15-4/ MN, dotyczącej pracodawcy stosującego dwie metody rozliczania z pracownikami paliwa zużywanego dla celów służbowych oraz prywatnych celów pracownika: pierwsza metoda polegała na tym, że pracownik płacił za całe zatankowane na stacji paliwo przy użyciu firmowej karty, druga zaś na tym, że pracownik płacił za zakup z własnych środków; w obu przypadkach faktura za całe nabyte paliwo była wystawiana na pracodawcę, który po zakończeniu miesiąca rozliczał się z pracownikiem za równowartość paliwa zużytego do celów prywatnych lub służbowych. Organ interpretacyjny uznał, że w obu tych przypadkach dochodzi do odpłatnej dostawy paliwa przez pracodawcę na rzecz pracowników w części, w jakiej jest ono wykorzystywane do celów prywatnych; obrót ten pracodawca zobowiązany jest zatem ewidencjonować na kasie fiskalnej.

Tego rodzaju wykładnia wydaje się mieć daleko idące skutki, nie tylko z perspektywy praktycznej i podatkowej (obowiązek instalacji kasy fiskalnej przez pracodawcę), lecz także z perspektywy regulacyjnej – obrót paliwem podlega przecież szczególnym zasadom i koncesjonowaniu.

Dorota Walerjan
doradca podatkowy, Counsel, kancelaria Hogan Lovells

2016-12-28 13:17 Opublikował: Benefit



Reklama:

tel. kom: 508-548-308

Redakcja:

Newsletter


Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowo-promocyjnych oraz na otrzymywanie od Spółki oraz podmiotów wchodzących w skład Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. za pomocą środków komunikacji elektronicznej
... Rozwiń
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Spółkę, zgodnie z ustawą z dn. 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) w celach marketingowo-promocyjnych oraz wyrażam zgodę na otrzymywanie od Spółki i informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.). Jednocześnie wyrażam zgodę na przekazanie moich danych osobowych przez Spółkę podmiotom z Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. w celach marketingowo promocyjnych związanych z promocją lub reklamą produktów i usług oferowanych przez te podmioty jak również wyrażdam zgodę na otrzymywanie od tych podmiotów informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.) Zgody mogą być odwołane w każdym czasie. Administratorem danych osobowych jest Benefit IP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa ul. Canaletta 4, 00-099 Warszawa. Dane osobowe będą przetwarzane w celach marketingowych i nie będą udostępniane innym odbiorcom. Ich podanie jest dobrowolne, a każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych, ich poprawiania oraz wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania.