W świecie skoncentrowanym na rezultatach coraz mniejsze znaczenie ma to, jak wiele czasu poświęcamy pracy i jak bardzo jesteśmy dyspozycyjni, ważniejsze okazują się wyniki, jakie osiągamy, a w konsekwencji ranga firmy. Jednym z powodów zmian w zarządzaniu ludźmi są zauważalne efekty przepracowania, takie jak wypalenie zawodowe, przemęczenie czy depresja. Celem wielu firm staje się zatrudnianie pracowników, którzy wykorzystują czas pracy na tyle efektywnie, by nie zostawać po godzinach, wolny czas przeznaczają na życie rodzinne, pasje oraz regenerację, a kolejnego dnia przychodzą do pracy wypoczęci, gotowi na nowe wyzwania i odporni na stres. Co zatem robić, by osiem godzin wystarczało na uporanie się z codziennymi obowiązkami, a praca stała się źródłem satysfakcji?
Prywatna motywacja do pracy
Z pewnością każdy pamięta moment rozmowy kwalifikacyjnej, a potem dobrą wiadomość o pozytywnym przejściu procesu selekcji. Nowy zatrudniony pracownik odczuwa radość, ale z czasem, kiedy motywacja spada, a obowiązków zawodowych przybywa, coraz trudniej jest mu utrzymać samodyscyplinę w realizacji powierzonych obowiązków. Kiedy zda sobie sprawę, że jest tu z własnej woli i nikt nie zmusza go do pracy w danej firmie, łatwiej mu będzie znaleźć cele, do których będzie podążać, zamiast koncentrować się tylko na unikaniu porażek.
Top 3 w codziennej pracy
Każdego dnia nasz czas pochłaniają dziesiątki różnych czynności i obowiązków, które w mniejszym lub większym stopniu przekładają się na efekt pracy. Każdego dnia warto koncentrować się na trzech kluczowych obowiązkach, których realizacja w największym stopniu przyczyni się do uzyskania pożądanych rezultatów. Należy nadawać im najwyższy priorytet na codziennej liście spraw do załatwienia.
Własny rytm dnia
Wiele osób przyznaje, że najlepiej pracuje im się w godzinach wieczornych, a nawet w nocy, inni wstają wcześnie rano, by poświęcić uwagę najważniejszym obowiązkom zawodowym. Dla każdego z nas rytm dnia, a w konsekwencji poziom koncentracji i efektywności, będzie inny o różnych porach. Warto obserwować spadek i wzrost energii, by właśnie w tym czasie wykonywać czynności wymagające największej uwagi i koncentracji, a proste czynności zostawić na takie pory dnia, kiedy czujemy się wyczerpani.
Kontrola czasu
Często zdarza się, że chwilę po rozpoczęciu pracy poświęcamy się jednej, z pozoru błahej czynności, wdajemy się w dyskusję z kolegami z pracy i nagle dostrzegamy, że już 16:00. By lepiej kontrolować upływ czasu, warto stosować timer odmierzający godzinę, albo nawet 15 minut, i na takie przedziały czasowe wyznaczać sobie zadania. Dzięki temu, nawet jeśli coś oderwie naszą uwagę od pracy, stracimy maksymalnie 15 minut, a nie cały dzień.
Najpierw najważniejsze
Przyjęło się, by dzień pracy rozpoczynać od sprawdzenia skrzynki mailowej i odpisania na wiadomości, tymczasem w ten sposób, po pierwsze, zaczynamy dzień od realizowania próśb innych, zamiast własnych celów, po drugie, wypoczęty z rana mózg na „dzień dobry” dostaje szereg mniej lub bardziej istotnych informacji, reklam, zaproszeń. Wszystko to odrywa nas od pracy i ogranicza zdolność koncentracji. Im więcej istotnych spraw zaplanujemy na początek pracy, tym szybciej się z nimi uporamy.
Przerwa to przerwa
Wielu ludziom przerwa kojarzy się z odpoczynkiem, tymczasem to chwila na regenerację i powinna pozostawać w przeciwwadze do dotychczas wykonywanej czynności. Zatem w przypadku pracy siedzącej, gdzie cały czas tkwimy przed komputerem i patrzymy w ekran z niewielkiej odległości, warto podczas przerwy przejść się, wyprostować, popatrzeć w dal, skupić uwagę na głębokim oddechu, zregenerować siły, napić się wody i zjeść coś pożywnego. Po takiej przerwie efektywność pracy wzrośnie i w krótszym czasie zrealizujemy zaplanowane zadania.
Uporządkowana przestrzeń
Wiele czasu podczas pracy upływa na poszukiwaniu: dokumentów, kontaktów, informacji, prezentacji, plików. Czas ten można skrócić poprzez uporządkowanie nie tylko przestrzeni w biurze, lecz także dysku komputera, poczty czy bazy kontaktów. Wymaga to wprowadzenia konkretnej systematyki i oznaczeń. Jeden schemat nazywania wiadomości mailowych, plików z projektami, oznaczania kolorami poszczególnych treści pozwoli utrzymać większy porządek w wirtualnym środowisku pracy i wykorzystać efektywnie czas, spędzany dotychczas na bezproduktywnych poszukiwaniach.
Dobra organizacja pracy jednego pracownika pomaga redukować stres, osiągać lepsze rezultaty i czerpać większą satysfakcję z pracy. Dobra organizacja wszystkich pracowników firmy to lepsze rezultaty, większa efektywność i konkurencyjność firmy, a w konsekwencji lepsza pozycja na rynku, dlatego wśród licznych szkoleń warto inwestować także w te, które nauczą ludzi, jak pracować.
Ewa Wilmanowicz
trener efektywności, mówca, konsultant ds. budowania i rozwoju marki
