Miesięcznik Benefit – miesięcznik kadrowych, kierowników i dyrektorów HR

Strona główna » Rozwój

Cztery filary komunikacji wewnętrznej

Opracowywanie strategii niezależnie od obszaru, którego dotyczy, to złożony, ale i kreatywny proces. Pozwala dostrzec więcej szczegółów i lepiej przygotować się do działania. Każde planowanie zwiększa szanse na sukces, dlatego warto poświęcić czas na zbudowanie strategii. Jak ją zrealizować w przypadku komunikacji wewnętrznej?

Każda strategia, także ta dotycząca komunikacji wewnętrznej, powinna się składać z kilku niezbędnych elementów. Po dokładnym zbadaniu sytuacji, poznaniu odbiorców, zaplanowaniu celów i konkretnych działań przechodzimy do realizacji, by na koniec zmierzyć, czy początkowe cele zostały osiągnięte.

I filar : Diagnoza

Badając stan komunikacji wewnętrznej w firmie, warto spojrzeć na nią z szerszej perspektywy. Komunikacja wewnętrzna ma służyć m.in. usprawnianiu przepływu informacji i współpracy, dzięki czemu organizacja skuteczniej może osiągać cele biznesowe. Dlatego rozpoczynając pracę nad tworzeniem strategii, powinniśmy poznać cele wytyczone dla całej firmy. Warto również sprawdzić, co zapisano w strategiach bądź planach działań PR, marketingu, HR czy employer brandingu, przeanalizować, co działa w komunikacji wewnętrznej, a gdzie występują bariery i w jakich obszarach należy wdrożyć nowe rozwiązania. Na ten temat najwięcej powiedzą nam uczestnicy tego procesu, czyli pracownicy. Przeprowadzenie wywiadów czy zorganizowanie badania ankietowego pozwoli nam uzyskać obraz stanu obecnego, ale także sformułować wskazówki, jakie rozwiązania powinniśmy uwzględnić, by poprawić zdiagnozowany stan początkowy.

Na tym etapie tworzenia strategii warto także przeprowadzić analizę SWOT, przyjrzeć się trendom w komunikacji wewnętrznej i – jeśli mamy takie możliwości – zrobić benchmark

II filar: Planowanie

Wiedząc, jak wygląda sytuacja komunikacyjna w organizacji, przechodzimy do określenia celów. Możemy obrać kilka celów strategicznych i dopasować do nich mniejsze cele operacyjne, których realizacja pozwoli nam osiągnąć cele główne. Kolejnym kluczowym elementem tego etapu jest poznanie grup docelowych. W pierwszej kolejności powinniśmy je wyszczególnić, podzielić na oddziały, działy, piony oraz uszeregować według hierarchii w strukturze, a następnie poznać każdą z tych grup, dokonując jej charakterystyki. Odkrycie m.in. tego, jaki styl dana grupa komunikacji preferuje oraz jakie narzędzia i formy komunikacji są skuteczne w kontakcie z daną grupą, pomoże nam zaplanować działania skierowane do odbiorców. Wśród wyszczególnionych grup znajdziemy zarówno sojuszników, jak i przeciwników oraz grupę pracowników obojętnych. Świadomość tego jest ważna, ponieważ daje nam możliwość odpowiedniego dobierania treści, narzędzi i formy przekazu, by skutecznie oddziaływać na daną grupę w zależności od jej postawy.

III filar: Realizacja

Realizacja to najbardziej kreatywny etap opracowywania strategii komunikacji wewnętrznej. W tej fazie dobieramy narzędzia, które pomogą nam osiągnąć cele. To także czas na zaplanowanie wdrożenia nowych narzędzi, jeśli analiza stanu wstępnego komunikacji wewnętrznej w firmie wykazała takie braki i pokazała oczekiwania pracowników w tym zakresie. Wsparciem dla naszych działań mogą być także ludzie – kadra kierownicza, ambasadorzy projektów czy liderzy opinii. Pamiętajmy o nich jako o przekaźnikach informacji, ale także w kontekście budowania zaangażowania pracowników czy ich motywowania, które także stanowią ważne elementy komunikacji wewnętrznej. Ważne jest również zaplanowanie form przekazu – różnicujmy je na tekst, wideo, grafiki. Pamiętajmy o możliwościach, jakie dają content marketing, storytelling czy marketing szeptany. Odpowiedzią na stawiane cele strategiczne może być także zaplanowanie podnoszenia kompetencji komunikacyjnych uczestników tego procesu poprzez np. organizację szkoleń.

Zamykając ten etap tworzenia strategii, opracujmy harmonogram działań i określmy budżet.

IV filar: Ewaluacja

Planując każde z działań, dopasujmy do niego mierniki, które powiedzą nam, czy zrealizowaliśmy zakładane na początku cele. Zdefiniujmy efekty, jakie chcemy uzyskać. Jeśli planujemy wdrożenie nowego narzędzia komunikacji wewnętrznej – określmy, jaki poziom korzystania z niego będzie zadowalający. Przemyślmy, jakie zmiany chcemy uzyskać w komunikacji z kolejnymi grupami docelowymi, które bariery chcemy zniwelować i jakie postawy wzbudzić wśród odbiorców. Do mierników możemy także dodać koszty realizowanych działań, np. wdrożenia nowego narzędzia oraz czas realizacji danych elementów strategii. Pamiętajmy o liczbach, czyli miernikach ilościowych, ale i o analizie jakościowej, która dostarczy nam szerszego kontekstu i oceny. Celem komunikacji wewnętrznej jest wpływanie na postawy pracowników – sprawienie, że będą doinformowani, zmotywowani, zaangażowani itd. Statystyki pokażą nam zainteresowanie danym artykułem, narzędziem czy wydarzeniem, ale nie odpowiedzą na pytanie, czy zbudowaliśmy w pracownikach postawę, dzięki której będą oni wspierali organizację w realizacji jej celów biznesowych.

Maja Biernacka
konsultant komunikacji wewnętrznej bee DFFERENT

2017-02-10 10:55 Opublikował: Benefit



Reklama:

tel. kom: 508-548-308

Redakcja:

Newsletter


Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowo-promocyjnych oraz na otrzymywanie od Spółki oraz podmiotów wchodzących w skład Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. za pomocą środków komunikacji elektronicznej
... Rozwiń
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Spółkę, zgodnie z ustawą z dn. 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) w celach marketingowo-promocyjnych oraz wyrażam zgodę na otrzymywanie od Spółki i informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.). Jednocześnie wyrażam zgodę na przekazanie moich danych osobowych przez Spółkę podmiotom z Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. w celach marketingowo promocyjnych związanych z promocją lub reklamą produktów i usług oferowanych przez te podmioty jak również wyrażdam zgodę na otrzymywanie od tych podmiotów informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.) Zgody mogą być odwołane w każdym czasie. Administratorem danych osobowych jest Benefit IP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa ul. Canaletta 4, 00-099 Warszawa. Dane osobowe będą przetwarzane w celach marketingowych i nie będą udostępniane innym odbiorcom. Ich podanie jest dobrowolne, a każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych, ich poprawiania oraz wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania.