Miesięcznik Benefit – miesięcznik kadrowych, kierowników i dyrektorów HR

Strona główna » Rozwój

Pięć mitów szacowania ROI w szkoleniach

Pięć mitów szacowania ROI w szkoleniach
Fot. iStockphoto
Na temat szacowania rentowności projektów szkoleniowo-rozwojowych pojawia się coraz więcej kontrowersyjnych opinii. Z jednej strony wzmagają się głosy, że wyliczanie wskaźnika ROI wobec czegoś takiego, jak szkolenia, nie ma sensu, a nawet racji bytu oraz że dostępne metodologie są czasochłonne, skomplikowane i drogie w zastosowaniu.

Z drugiej strony zdarza się słyszeć lub czytać wypowiedzi, zgodnie z którymi wkrótce ma to być wymogiem, a nawet standardem, i faktycznie jest trochę organizacji, które realnie myślą o dokonywaniu takiego rodzaju biznesowej oceny dla inwestycji szkoleniowych. Obserwuje się też utrwalające się mity, w odniesieniu do których dobrze by było sięgnąć po rynkowe praktyki, które chociaż nie są liczne, to jednak pokazują bardziej realny obraz tego, co jest możliwe i co ma sens, a co nie.

Najpierw fakty i definicje

Projekty szkoleniowe można oceniać co najmniej w trzech różnych zakresach:
– Jakości wykonania programu szkoleniowego i działań z nim związanych (tutaj stosowana jest zwyczajowa ankieta poszkoleniowa).
– Skuteczności (i też efektywności), która została ponad pół wieku temu zdefiniowana czteropoziomowym modelem oceny Donalda Kirkpatricka pokazującym szkolenie jako łańcuch skutkowo-przyczynowy w procesie oddziaływania szkolenia na rezultaty biznesowe organizacji.
 – Rentowności zdefiniowanej finansowym wskaźnikiem zwrotu z inwestycji ROI (return on investment). Wskaźnik ten wyliczamy według wzoru: wartość netto korzyści finansowych z projektu szkoleniowego podzielona przez sumę wszystkich kosztów projektu szkoleniowego razy 100 proc. Rentowność jest więc zawsze wymiarem procentowym i zwyczajowo odnosi się do korzyści szacowanych w skali jednego roku.

Mit nr 1. ROI nie da się policzy ć przy szkoleniach miękkich

Już samo pojęcie szkoleń miękkich jest terminem mocno nieścisłym i umownym, i właściwie powinno się je zawsze wpisywać w cudzysłów (zwyczajowo pod tą nazwą rozumie się szkolenia dotyczące kompetencji psychospołecznych). Ale nawet jeśliby przyjąć rodzaj szkolenia za kryterium rozgraniczenia rozwijanych kompetencji (przykładowo szkolenie z komunikacji to szkolenie „miękkie”, a z Excela to „twarde”), to z perspektywy szacowania rentowności nie jest to główny wyznacznik szans na dokonanie wyliczeń. Paradoksalnie, praktyka zrealizowanych projektów szkoleniowych, podczas których było przeprowadzone badanie rentowności, pokazuje, że częściej ROI jest wyliczane właśnie dla szkoleń „miękkich”. Czynnikiem znacznie bardziej różnicującym to, czy szacowanie będzie miało sens, czy nie, jest jakość zdefiniowania celów szkolenia, a nie jego charakter czy obszar kompetencji, których dotyczy. Warunkiem krytycznym możliwości szacowania jest posiadanie minimum jednego celu z poziomu rezultatów biznesowych, który będzie spełniał zasadę SMART, ponieważ miernik sukcesu będzie jednocześnie wyznaczał nośnik potencjalnej wartości dodanej wynikającej z projektu szkoleniowego

Mit nr 2. Na rezultaty biznesowe , poza szkoleniem , wpływa wiele innych czynnik ów, których udziału nie da się oddzielić

Wprawdzie izolowanie siły działania czynnika szkoleniowego od zakresu wpływu pozostałych czynników, działających w tym samym czasie wewnątrz lub na zewnątrz organizacji, bywa czasem nie lada wyzwaniem od strony metodologii badawczej, ale jest jak najbardziej możliwe. Oczywiście odbiorcy informacji o rentowności szkolenia muszą zaakceptować jej szacunkowy charakter, ale znowu praktyka rynkowa pokazuje, że kadra menedżerska w znakomitej większości nie ma problemu z dużym przybliżeniem uzyskiwanych wyników, być może zresztą dlatego, że w wielu innych analizach, które są podejmowane w firmie, jest dokładnie taki sam spory margines tolerancji błędu, a nikt nie waha się podejmować na ich bazie poważnych, strategicznych decyzji. Statystycznie okazuje się, że aż 85 proc. projektów szkoleniowych ma za zadanie poprawić taki wycinek działania firmy, który nie podlega jednocześnie wielu innym wpływom (jest jedynie 3–5 kluczowych czynników), co więcej, pozostałe czynniki są dość stałe w czasie i rzetelnie monitorowane przez organizację. Zdarzają się też takie projekty szkoleniowe, gdzie jest dość oczywiste i widoczne bez żadnej analizy, że posiadane kompetencje i ludzki aspekt realizacji procesu jest jedynym kluczowym czynnikiem sukcesu. W takiej sytuacji przyjmuje się pewien poziom wskaźnika izolowania bez dodatkowych działań badawczych.

Mit nr 3. Ocena ROI w szkoleniach jest tylko dla firm nastawionych na zysk

Niewątpliwie w firmach komercyjnych, nastawionych na sprzedaż, zysk i ostre konkurowanie o klienta, szacowanie wskaźnika ROI w inwestycjach szkoleniowych ma znacznie większe zastosowanie. Przede wszystkim dlatego, że ze strony głównych decydentów organizacji jest znacznie większa presja na same wyniki biznesowe, a co za tym idzie, na wszystkie działania, które tym wynikom sprzyjają. Badanie rentowności jest takim działaniem, bo oprócz możliwości dokonania oceny automatycznie pojawia się też znacząco większa presja na samo uzyskanie tych korzyści, które są przedmiotem badania ROI. Przypomina to trochę sytuację, w której uczniowie uzyskują lepsze wyniki z zapowiedzianych klasówek niż z niezapowiedzianych – ocena działania i jego poprawa są tu mocno powiązane dzięki zwiększonej, kierunkowej mobilizacji pracowników. W organizacjach nienastawionych na zysk, np. w jednostkach administracji państwowej czy samorządowej, finansową wartość korzyści szkoleniowych z reguły odnajduje się po stronie kosztów. Najbardziej typowym, choć nie jedynym kosztem jest tutaj koszt czasu pracy, wszelkiego rodzaju koszty niegospodarności i marnotrawstwa, a także czasem koszty utraconych szans, wynikających z zaniedbań zarządczych.

Mit nr 4. Szacowanie rentowności to trudne , drogie i zaawansowane wyzwanie

Praktyka rynkowa pokazuje, że badania ROI w szkoleniach wykonywane są przede wszystkim w firmach dużych i bogatych, ale zdarza się, że nawet w kilkudziesięcioosobowym zakładzie produkcji maszyn można wykonać szacowanie poziomu rentowności projektu szkoleniowego tak, aby było to działanie uzasadnione i potrzebne dla decydentów. Z kolei stopień trudności i niezbędne zaangażowanie czasowe bardzo mocno zależy od celów badania i środowiska zarządzania informacją w organizacji. Rozpiętość czasowa przeprowadzania procesu badawczego jest szeroka: od kilku do kilkunastu miesięcy, ale zużycie roboczogodzin może być jeszcze bardziej zróżnicowane: od kilkudziesięciu roboczogodzin w przypadku wąskiego zakresu informacji kontrolnej, której ma dostarczyć badanie w organizacji, gdzie dany obszar procesu i wskaźników jest dobrze monitorowany na bieżąco, do tysięcy roboczogodzin, gdy badamy szeroki zakres zmiany działania organizacji i dużą populację pracowników wspieranych danym projektem szkoleniowym. Czasem posiadanie informacji uzyskanych przy szacowaniu ROI jest na tyle ważne w procesach decyzyjnych w firmie, że opłaca się nawet duża inwestycja, a czasem ich uzyskanie okazuje się bardzo łatwe, a koszty oceny symboliczne. Rozsądne wydaje się więc decydowanie o wykorzystaniu tej metodologii w odniesieniu do konkretnej sytuacji i konkretnych danych niż zakładanie z góry, że to nie ma sensu, np. w małej firmie.

Mit nr 5. A co jeśli badanie pokaże, że szkolenie nie było rentowne?

Zdarza się, że osoby bezpośrednio zaangażowane w realizację projektów szkoleniowych boją się ich oceny na poziomie, który wydaje się wymykać ich wpływom. Przy ocenie w wymiarze finansowym i biznesowym oddziaływania projektu szkoleniowego faktycznie kontrolujemy obszar odpowiedzialności raczej kadry menedżerskiej i samych pracowników niż szkoleniowca czy HR. Oczywiście można próbować rozwiewać tego typu obawy, podając statystyki z ocen ROI w Polsce i za granicą, gdzie nieznane są przypadki „ujemnego ROI”, ale ważniejsze jest to, że takie wyniki nie są przypadkowe. Elementem, który praktycznie uniemożliwia uzyskanie złego wyniku, jest standardowo wykonywana prognoza ROI, która jeszcze na długo przed podjęciem decyzji o szkoleniu i sposobie jego realizacji pokazuje szanse na uzyskanie określonego poziomu zwrotu. Umożliwia to odpowiednią modyfikację projektu szkoleniowego, by zwiększyć generowaną przez niego wartość dodaną, bądź w ostateczności zrezygnowanie z niego. Takie prognozowanie służy wówczas optymalizacji budżetu i planu szkoleniowego organizacji. Inwestujemy jedynie tam, gdzie wiadomo, że zwróci się to z nawiązką.

Paweł Kopijer
prezes 2 C Consulting Sp. z o.o.

2017-02-15 09:37 Opublikował: Benefit



Reklama:

tel. kom: 508-548-308

Redakcja:

Newsletter


Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowo-promocyjnych oraz na otrzymywanie od Spółki oraz podmiotów wchodzących w skład Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. za pomocą środków komunikacji elektronicznej
... Rozwiń
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Spółkę, zgodnie z ustawą z dn. 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) w celach marketingowo-promocyjnych oraz wyrażam zgodę na otrzymywanie od Spółki i informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.). Jednocześnie wyrażam zgodę na przekazanie moich danych osobowych przez Spółkę podmiotom z Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. w celach marketingowo promocyjnych związanych z promocją lub reklamą produktów i usług oferowanych przez te podmioty jak również wyrażdam zgodę na otrzymywanie od tych podmiotów informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.) Zgody mogą być odwołane w każdym czasie. Administratorem danych osobowych jest Benefit IP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa ul. Canaletta 4, 00-099 Warszawa. Dane osobowe będą przetwarzane w celach marketingowych i nie będą udostępniane innym odbiorcom. Ich podanie jest dobrowolne, a każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych, ich poprawiania oraz wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania.