Miesięcznik Benefit – miesięcznik kadrowych, kierowników i dyrektorów HR

Strona główna » Rozwój

Znaczenie komunikacji wewnętrznej

Znaczenie komunikacji wewnętrznej
fot.istockphoto
Którą drogą powinnam iść? ‒ zastanawiała się kiedyś Alicja w Krainie Czarów. Czy takie pytanie często zadają sobie pracownicy? Czy mają świadomość tego, jaką drogę powinni wybrać? Który kierunek dla organizacji jest najważniejszy? Czy jest tożsamy z kierunkiem pracownika?

Podczas procesu kierowania przedsiębiorstwem coraz większe znaczenie ma identyfikacja z celami i polityką firmy czy umiejętność pozyskania zainteresowania tym, co się dzieje w organizacji. Podczas realizacji celów ważna jest akceptacja przez pracowników wizji przedsiębiorstwa oraz zwiększenie ich wydajności poprzez odpowiednie zarządzanie informacją. W obecnych czasach jest to wyzwanie, które postawione zostało nie tylko przed komunikacją zewnętrzną, lecz także przed osobami zarządzającymi firmą. To, jak pracownicy będą mówili o firmie wewnątrz, przełoży się na komunikację wysyłaną do jej zewnętrznego otoczenia. Świadomie zbudowana strategia komunikacji wewnątrz organizacji jest coraz bardziej docenianym narzędziem jej rozwoju.
Gdybyśmy mieli zacząć myśleć o budowaniu strategii komunikacji, musimy odpowiedzieć sobie na jedno podstawowe pytanie – do czego ma ona służyć? Dopiero gdy znajdziemy odpowiedź na to pytanie, jesteśmy w stanie planować kolejne działania i tworzyć obraz, na jakim nam zależy.
Wyobraźmy sobie, że analizując sytuację rzeczywistą (wyjściową), zdefiniowaliśmy, że w firmie mamy problem z przepływem informacji. Czy odpowiednio określona strategia komunikacji może nam pomóc w poprawie tego stanu? Oczywiście, że tak!
Znamy już odpowiedź na pytanie: po co chcemy zacząć komunikować? Chcemy rozpocząć komunikację, aby proces przepływu informacji w firmie był jasny i sprawny. W kolejnych krokach musimy zastanowić się nad tym, co chcemy komunikować, pamiętając jednocześnie, że komunikacja ma przybliżyć nas wszystkich do rozumienia występującej sytuacji w ten sam sposób. Następnie musimy zastanowić się nad docelową grupą odbiorców. Zweryfikować kryteria: staż czy specyfika pracy, miejsce w strukturze. Słuchać, obserwować, pytać. Zrobić wszystko, aby jak najlepiej poznać i zrozumieć swoich odbiorców. Zastanowić się, jaka komunikacja będzie dla nich najbardziej efektywna. Przemyśleć, kto powinien być nadawcą komunikacji. Z jakiego szczebla powinny wypływać informacje? Ustalić najlepszy czas oraz formę przekazu. Wybierać narzędzie budujące relacje, przekazujące emocje lub elektroniczne formy komunikacji, pamiętając nieustannie o celu głównym – jasny, i sprawnym przepływie informacji. Budując strategię komunikacji, musimy zdawać sobie sprawę, że komunikacja powinna być aktywna i otwarta. Poza tym powinna być zaplanowana, jasna i rzetelna.
Efektem dobrze stworzonej strategii komunikacji i efektywnego jej wdrożenia niewątpliwie jest osiągnięcie pełniejszej identyfikacji pracowników z firmą, wzmocnienie ich odpowiedzialności oraz wzrost efektywności współpracy. Aby to się stało, muszą być spełnione trzy warunki, które określa Tomasz Goban-Klas, polski socjolog, medioznawca, nauczyciel akademicki, profesor nauk humanistycznych:
– Pracownicy otrzymują pełną i rzetelną informację o sytuacji firmy i planach jej kierownictwa;
– Działania zarządu są zgodne z wiadomościami przekazywanymi pracownikom;
– Zawarte porozumienia i deklaracje kierownictwa wobec pracowników są spełniane w zapowiedzianych terminach.
Gdy wdrożymy strategię komunikacji, pracownicy zrozumieją w pełni wizję i misję firmy oraz zmiany, jakie towarzyszą procesom zmian. Zaakceptują zmiany, ponieważ znają cel, rozumieją wizję i działania, w których mają uczestniczyć. Dobrze zaplanowana strategia informuje informuje o przebiegu procesu zmiany. Proces zmiany składa się z odpowiednich elementów i pracownicy muszą wiedzieć, na jakim etapie procesu zmiany się znajdują. Muszą mieć świadomość, jakie elementy są już zrealizowane, a jakie jeszcze wymagają realizacji. Poza tym strategia komunikacji przedstawia zmiany, jakie zachodzą w obrębie organizacji. Zmiany powstające w przedsiębiorstwie są odpowiedzią na dynamiczny rynek gospodarczy, a pracownicy w ramach procesu komunikacji muszą wiedzieć, jaka jest sytuacja firmy na rynku oraz jakie czynniki skłaniają przedsiębiorstwo do podjęcia konkretnych działań. Podczas funkcjonowania na rynku każdego przedsiębiorstwa pojawiają się problemy, które mogą blokować jego rozwój, dlatego przedsiębiorstwo dzięki skutecznej komunikacji może te problemy rozwiązywać, np. poprzez rozmowy z pracownikami czy pośrednie informowanie ich o zagrożeniach i możliwych rozwiązaniach. Komunikacja promuje również postawy wspierające rozwój przedsiębiorstwa. Poprzez promocję oczekiwanych postaw pracownicy mogą docelowo sami je przyjmować lub uzyskiwać korzyści z realizacji całego procesu przy wykorzystywaniu niezbędnych postaw. A na koniec coś bardzo istotnego, czyli najważniejszy niematerialny zasób każdej organizacji: wiedza, która również może być skutkiem wdrożonej strategii komunikacji.
Strategia to nie tylko uporządkowanie planów czy sposobów realizacji, lecz także kompas w drodze do osiągnięcia założonych celów. Kompas, który ma wskazać kierunek, zagwarantować bezpieczeństwo i pokazać przynależność do struktur całej organizacji. To zadbanie o to, aby pracownicy w twojej organizacji umieli odpowiedzieć sobie na pytania rozpoczynające ten tekst: Jaką drogę powinniśmy wybrać? Który kierunek jest dla nas najważniejszy? Na czym nam zależy?

MAŁGORZATA DUDEK
trener, coach Akademii Rozwoju Osobistego Kompas
poczta@akademiakompas.pl

2017-06-08 13:42 Opublikował: Benefit



Reklama:

tel. kom: 508-548-308

Redakcja:

Newsletter


Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowo-promocyjnych oraz na otrzymywanie od Spółki oraz podmiotów wchodzących w skład Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. za pomocą środków komunikacji elektronicznej
... Rozwiń
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Spółkę, zgodnie z ustawą z dn. 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) w celach marketingowo-promocyjnych oraz wyrażam zgodę na otrzymywanie od Spółki i informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.). Jednocześnie wyrażam zgodę na przekazanie moich danych osobowych przez Spółkę podmiotom z Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. w celach marketingowo promocyjnych związanych z promocją lub reklamą produktów i usług oferowanych przez te podmioty jak również wyrażdam zgodę na otrzymywanie od tych podmiotów informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.) Zgody mogą być odwołane w każdym czasie. Administratorem danych osobowych jest Benefit IP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa ul. Canaletta 4, 00-099 Warszawa. Dane osobowe będą przetwarzane w celach marketingowych i nie będą udostępniane innym odbiorcom. Ich podanie jest dobrowolne, a każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych, ich poprawiania oraz wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania.