Miesięcznik Benefit – miesięcznik kadrowych, kierowników i dyrektorów HR

Strona główna » Rozwój

Wewnętrzne portale społecznościowe

Wewnętrzne portale społecznościowe
fot.istockphoto
Portale społecznościowe, takie jak Facebook, LinkedIn czy Instagram, zmieniły nasz sposób komunikacji z otoczeniem. Coraz częściej sięgamy też po społecznościowe rozwiązania, wdrażając nowe narzędzia komunikacji wewnętrznej. Czy wewnątrz firm są one równie skuteczne?

Niestety nie zawsze. Tak najkrócej można odpowiedzieć na to pytanie. To, że nasi pracownicy są aktywni w zewnętrznych portalach społecznościowych, nie oznacza, że równie chętnie będą publikować wpisy czy komentować newsy dotyczące firmowej rzeczywistości na wewnętrznej platformie. Główne funkcje portali społecznościowych zarówno zewnętrznych, jak i wewnętrznych, mimo że są tożsame – ich celem jest usprawnienie i ułatwienie komunikacji – osadzone są w różnych warunkach. Swobodna komunikacja z przyjaciółmi na prywatne tematy na zewnętrznej platformie jest zupełnie inna od komentowania na wewnętrznym portalu firmowych tematów wśród kolegów z pracy pod okiem kadry kierowniczej.

SKUTECZNOŚĆ MEDIÓW SPOŁECZNOŚCIOWYCH
Mimo tych różnic wewnętrzne portale społecznościowe (ESN – enterprise social networks) mogą skutecznie wspierać organizację. Podstawowa funkcja, jaką jest poprawa komunikacji pomiędzy pracownikami, wpływa na usprawnienie współpracy. I szczególnie na ten drugi aspekt warto zwrócić uwagę. Portale społecznościowe dają bowiem możliwość np. zakładania grup, w ramach których pracownicy mogą wymieniać się spostrzeżeniami dotyczącymi projektu, nad którym pracują. Komentowanie, dzielenie się wiedzą i ocena realizowanych postępów mogą odbywać się na portalu zamiast w korespondencji mailowej czy podczas spotkania. Portale takie mogą być również pomocne przy rozproszonej strukturze, kiedy pracownicy współpracują ze sobą, ale zlokalizowani są w różnych miejscach kraju czy świata. Wsparciem będą wtedy też transmisje wideo czy rozmowy za pomocą komunikatora – popularne funkcje portali społecznościowych. ESN mogą być pomocne także wtedy, gdy kultura organizacyjna firmy bazuje na wiedzy pracowników i skutecznie czerpie z proponowanych przez nich rozwiązań. Niestety doroczne, międzynarodowe badanie komunikacji wewnętrznej – State of the Sector 2017 – pokazało, że specjaliści od komunikacji wewnętrznej, którzy wzięli udział w badaniu, oceniają skuteczność mediów społecznościowych w firmie na niezbyt wysokim poziomie (56 proc. respondentów uznało je za efektywne). Lepsze efekty przynosi według badanych korzystanie z e-maili i newsletterów (skuteczność na poziomie ok. 78 proc.) oraz z wideo i komunikatorów wewnętrznych (ok. 75 proc.). Warto o tym pamiętać, rozważając wdrożenie ESN.

NAJPOPULARNIEJSZE PLATFORMY
Możliwości wyboru portali społecznościowych dla firm są coraz większe. Wspomniane wyżej badanie przyniosło również statystyki w zakresie popularności poszczególnych platform. Prym wiedzie Yammer Microsoftu (57 proc. badanych firm wykorzystuje to rozwiązanie). Z pewnością wpływ na to ma korzystanie przez wiele organizacji z innych produktów tej firmy i wdrożenie tej platformy w pakiecie. Znane w Polsce Jive, Slack, Workplace by Facebook czy Google+ zostały daleko w tyle. Są to płatne rozwiązania rozliczane w modelu abonamentowym, gdzie finalna cena miesięczna zależy od liczby użytkowników.
Sytuacja w rankingu popularności może się zmienić za rok, ponieważ Facebook wprowadza darmową wersję swojej platformy dla firm. Będzie miała ona ograniczone funkcjonalności w porównaniu z płatną wersją premium, ale z pewnością wpłynie to na zainteresowanie tym narzędziem przez kolejne organizacje.

WDROŻYĆ I KORZYSTAĆ Z SUKCESU
Dobrze zorganizowane portale społecznościowe mogą wspierać firmy w realizacji przypisanych im celów. Najlepsze platformy to te, które służą pracownikom, odpowiadają na ich zapotrzebowanie i wspierają ich w codziennej pracy. Ważne jest więc przeanalizowanie pożądanych funkcjonalności przed wybraniem narzędzia. A gdy już wybierzemy ESN i go udostępnimy, niezbędna będzie promocja i edukacja na temat jego funkcjonalności. Także wtedy, gdy z większości funkcjonalności tych portali pracownicy będą korzystali intuicyjnie, ponieważ są one im znane z zewnętrznych platform. Zaplanujmy więc w budżecie nie tylko środki na zaimplementowanie narzędzia, lecz także na jego rozreklamowanie i wyedukowanie pracowników, jakie daje możliwości i czemu ma służyć na co dzień. To bardzo ważne elementy, o których często firmy zapominają. Energię i środki finansowe kumulują na etap wdrożenia, by potem na koniec jednym komunikatem czy krótką kampanią promocyjną poinformować pracowników o nowym, dostępnym rozwiązaniu. To może być niewystarczające.
Niezbędne jest również dbanie o utrzymanie narzędzia – podtrzymywanie zainteresowania, zaangażowania pracowników w komunikację za jego pośrednictwem, rozwijanie funkcjonalności, słuchanie opinii pracowników i reagowanie na propozycje zmian. Każde narzędzie komunikacji wewnętrznej to nasz wewnętrzny produkt, o który powinniśmy dbać jak o produkt czy usługę, którą nasza firma oferuje na zewnątrz swoim klientom. Pamiętajmy także, że podpowiedzi, co warto rozwijać, zmieniać, a czego zaniechać,  nam regularne mierzenie efektywności tego narzędzia.

MAJA BIERNACKA
agencja komunikacji wewnętrznej bee DIFFERENT
mb@beedifferent.pl

2017-07-06 08:26 Opublikował: Benefit



Reklama:

tel. kom: 508-548-308

Redakcja:

Newsletter


Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowo-promocyjnych oraz na otrzymywanie od Spółki oraz podmiotów wchodzących w skład Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. za pomocą środków komunikacji elektronicznej
... Rozwiń
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Spółkę, zgodnie z ustawą z dn. 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) w celach marketingowo-promocyjnych oraz wyrażam zgodę na otrzymywanie od Spółki i informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.). Jednocześnie wyrażam zgodę na przekazanie moich danych osobowych przez Spółkę podmiotom z Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. w celach marketingowo promocyjnych związanych z promocją lub reklamą produktów i usług oferowanych przez te podmioty jak również wyrażdam zgodę na otrzymywanie od tych podmiotów informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.) Zgody mogą być odwołane w każdym czasie. Administratorem danych osobowych jest Benefit IP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa ul. Canaletta 4, 00-099 Warszawa. Dane osobowe będą przetwarzane w celach marketingowych i nie będą udostępniane innym odbiorcom. Ich podanie jest dobrowolne, a każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych, ich poprawiania oraz wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania.