Miesięcznik Benefit – miesięcznik kadrowych, kierowników i dyrektorów HR

Strona główna » Rozwój

Efektywne zarządzanie sobą w czasie…

Efektywne zarządzanie sobą w czasie…
fot.istockphoto
Od ponad 11 lat pracuję poza korporacją, biorąc na siebie odpowiedzialność za wyniki własnej pracy. Początkowo wydawało mi się, że sytuacja polegająca na samozarządzaniu jest idealna, jestem swoim szefem, sam wyznaczam sobie cele i pilnuję ich wykonania. Czy mogłem sobie coś lepszego wymarzyć?

Życie dość szybko zweryfikowało moją postawę, ponieważ połączenie funkcji kontrolnej i wykonawczej powoduje, że trudno jest znaleźć równowagę pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym. Dochodziło do sytuacji, że nawet w czasie wolnym wykonywałem pracę, podczas gdy często w czasie na nią przeznaczonym moja efektywność była niska. Pewnie mógłbym tak funkcjonować jeszcze jakiś czas, jednak ryzyko niedotrzymania terminów i związana z tym utrata reputacji spowodowały, że postanowiłem znaleźć sposób na podniesienie własnej efektywności i skuteczne zarządzanie swoim czasem.

TYLKO BOGOWIE PANUJĄ NAD CZASEM
Znaczna część metod podnoszących efektywność działa na zasadzie zbioru „dobrych rad” lub przeciwnie – rozbudowanych, skomplikowanych systemów opartych na wartościach. Szukałem czegoś, co w sposób praktyczny pozwoli uporządkować mi moje działania. W rezultacie znalazłem niemiecką metodę L. Seiwerta o oryginalnej nazwie Die Arbeits Methodik. Pierwsze założenie polega na zmianie sposobu myślenia, że cała nasza filozofia oparta jest na założeniu, iż czasem można zarządzać, podczas gdy faktycznie mamy problem nawet z jego zdefiniowaniem. W chwili gdy uświadomimy sobie i zaakceptujemy to, że nie mamy najmniejszego wpływu na tempo upływu czasu, zaczynamy być gotowi do znalezienia nowych wydajnych metod pracy i motywacji do ich konsekwentnego stosowania. Zmiana myślenia „uwalnia” nas od przerzucania odpowiedzialności na kwestię czasu, a skłania do wzięcia jej na siebie.

KRĄG REGUŁ ZARZĄDZANIA CZASEM
L. Seiwert przedstawia zbiór metod podnoszących efektywność osobistą jako pewien spójny proces nazwany kręgiem reguł zarządzania czasem. Jego pierwszym elementem jest zdefiniowanie własnych celów: osobistych i zawodowych. W precyzowaniu celów warto skorzystać z akronimu SMART (L. Blanchard). Oznacza on, że każdy cel powinien być sprecyzowany, mierzalny, akceptowalny, realny i terminowy. Brak tak sprecyzowanego celu czyni go „pobożnym życzeniem”.
Kolejnym krokiem jest planowanie, polegające np. na rozpisaniu konkretnych działań i przypisaniu ich do konkretnych dat realizacji lub „przedziałów” czasowych. Powinny one tworzyć „ścieżkę zdarzeń krytycznych”, obrazując związki przyczynowo-skutkowe, jednoznacznie wskazując kolejność ich wykonania. Proces planowania przeprowadza się od końca, czyli od sprecyzowania efektu.
W trakcie realizacji będziemy podejmować decyzję w zakresie stale zmieniających się priorytetów. Jedną z najbardziej popularnych metod jest tutaj matryca Eisenhowera, dzieląca zadania na ważne i pilne. L.Seiwert proponuje metodę ABC, będącą rozwinięciem zasady Vilfreda Pareto. Polega ona na podziale ważności zadań na A – o najbardziej kluczowym znaczeniu, B – o średnim wpływie i C – o niskim wpływie. Seiwert posługuje się konkretnymi procentami proporcji w określeniu ich wpływu na efekt działania. Według mnie taki podział jest intuicyjny i pozwala określić ważność zadania.

PROKRASTYNACJA
Pod tą groźnie brzmiącą nazwą kryje się nasza naturalna tendencja do odwlekania wykonania działań na ostatnią chwilę lub, co gorsza, odkładania ich realizacji na bliżej nieokreśloną przyszłość (czytaj nigdy). Chociaż wszyscy jesteśmy świadomi zagrożeń wynikających z odwlekania, począwszy od późnego zdiagnozowania choroby, ponieważ przekładaliśmy wykonanie badań, stosując wymiennie środki przeciwbólowe, po utratę korzyści finansowych wskutek utraty możliwości zarobku. To bardzo obniżające naszą efektywność zachowanie jest obiektem wielu badań z obszaru socjologii i psychologii. Rozróżnia się trzy typy zachowań prokrastynacyjnych (sam bym je znalazł u siebie):
– osoby, które odkładają rozpoczęcie działania, tracą szansę na realizację. Dużo mówią, co będą robić, niestety nie znajduje to odzwierciedlenia w działaniach,
– osoby, które porzucają zadania w trakcie wykonywania, mówiąc: „skończę to przy nadarzającej się okazji”,
– osoby, które niemal zakończyły działanie, ale go nie kończą, ponieważ są np. perfekcjonistami i uważają, że ich „dzieło” wciąż nie spełnia ich oczekiwań.
Jeżeli uda nam się już zidentyfikować, który typ jest dominujący, możemy zastosować metody jego przezwyciężania. Dobre rezultaty daje METODA POMODORO – polega ona na pracy w interwałach 25-minutowych, przedzielonych pięciominutową przerwą „ruchową”, po 3–4 interwałach robimy przerwę 20-minutową. Ważna jest samodyscyplina i pełna koncentracja na czasie przeznaczonym na pracę. Taki podział zadania na małe kroki powoduje, że nie czujemy się przytłoczeni, a po dwóch „sesjach” zaczynamy się rozpędzać.
Jeżeli mamy tendencję do porzucania zadań, warto zastanowić się, co się stało z naszą motywacją. Może się okazać, że zadanie, które realizujemy, tak naprawdę nas nie interesuje. Inną przyczyną jest także praca bez przerw, wywołująca u nas „zmęczenie materiału”. Robienie przerw i regeneracja jest bardzo ważna dla naszej efektywności, szczególnie przy pracach o charakterze koncepcyjnym.
Demotywująco działa także brak zauważalnego postępu prac, powodujący spadek naszego entuzjazmu – warto więc zadbać o czytelne wskaźniki dające nam „wgląd” w nasze tempo działania.
Perfekcjonizm to największe wyzwanie, wymagające samodyscypliny i samokontroli. Jasne standardy wykonania czy opis efektu, jaki chcemy uzyskać, powinny być pomocne. Z mojej perspektywy prokrastynacja to jeden z naszych najsilniejszych „hamulców” efektywnego działania.

PODSUMOWANIE
W podsumowaniu artykułu przychodzi mi na myśl filozoficzna sentencja wypowiedziana przez czarodzieja Gandalfa, głównej postaci „Władcy pierścieni” autorstwa J.R.R. Tolkiena. Jedyne, co posiadamy, to czas, jaki otrzymaliśmy do przeżycia na ziemi. Nie pozwólmy zatem na marnowanie tego bezcennego zasobu, używając go świadomie, osiągając satysfakcję i dzieląc się poczuciem spełnienia z naszymi bliskimi.

SYLWESTER PIETRZYK
trener i konsultant zarządzania ASPEKT HR,
sylwekp@wp.pl

Bibliografia:
– L. Seiwert, „Zarządzanie czasem”, PLACET, Warszawa 2005.
– F. Covey, „Siedem nawyków skutecznego działania”, Rebis, Warszawa 2017.
– B.Tracy, „Zjedz tę żabę”, MT BIZNES, Warszawa 2010.

2017-10-12 15:15 Opublikował: Benefit

Reklama:

tel. kom: 508-548-308

Redakcja:

Newsletter


Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowo-promocyjnych oraz na otrzymywanie od Spółki oraz podmiotów wchodzących w skład Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. za pomocą środków komunikacji elektronicznej
... Rozwiń
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Spółkę, zgodnie z ustawą z dn. 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) w celach marketingowo-promocyjnych oraz wyrażam zgodę na otrzymywanie od Spółki i informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.). Jednocześnie wyrażam zgodę na przekazanie moich danych osobowych przez Spółkę podmiotom z Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. w celach marketingowo promocyjnych związanych z promocją lub reklamą produktów i usług oferowanych przez te podmioty jak również wyrażdam zgodę na otrzymywanie od tych podmiotów informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.) Zgody mogą być odwołane w każdym czasie. Administratorem danych osobowych jest Benefit IP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa ul. Canaletta 4, 00-099 Warszawa. Dane osobowe będą przetwarzane w celach marketingowych i nie będą udostępniane innym odbiorcom. Ich podanie jest dobrowolne, a każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych, ich poprawiania oraz wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania.