Miesięcznik Benefit – miesięcznik kadrowych, kierowników i dyrektorów HR

Strona główna » Styl życia

Elastycznie i z domu

Elastycznie i z domu
fot.istockphoto
Dzisiaj ośmiogodzinny czas pracy, pięć dni w tygodniu wydaje się nam czymś normalnym. Ale ponad 200 lat temu, w czasach rewolucji przemysłowej, nikogo nie dziwiła praca od 10 do nawet 16 godzin dziennie, przez sześć dni w tygodniu. W tym roku mija dokładnie 200 lat od chwili, kiedy Robert Owen, walijski przedsiębiorca, jako pierwszy sformułował zasadę, którą potem na sztandary wzięły związki zawodowe na całym świecie: osiem godzin pracy, osiem godzin wypoczynku i osiem godzin snu.

W USA koncepcję tę spopularyzował Henry Ford. Linie produkcyjne w jego fabrykach działały całą dobę, a czas pracy robotników był nieuregulowany. W 1914 roku Ford jedną decyzją wprowadził w swoich fabrykach ośmiogodzinny czas pracy, przez 5 dni w tygodniu, oraz ustanowił minimalną pensję swoich pracowników na zawrotną wtedy kwotę 5 dolarów dziennie. Ford próbował w ten sposób zatrzymać doświadczonych pracowników w firmie, chcąc przy okazji zwiększyć swój zysk. Robotnicy mogli bowiem czas wolny i dodatkową gotówkę przeznaczać na zakupy, biorąc często za cel słynny, dostępny w wielu kolorach (o ile był to kolor czarny) model Forda T. Stopniowo stosowne regulacje prawne dotyczące czasu pracy pojawiały się w Wielkiej Brytanii, Francji czy Australii. Przełomem było utworzenie Międzynarodowej Organizacji Pracy w 1919 roku, w której konstytucji zapisano ośmiogodzinny dzień pracy jako nowy standard. Od tego też roku większość Polaków pracuje (przynajmniej z punktu widzenia prawa) w ośmiogodzinnym rytmie.

RÓWNOWAGA
Na przełomie lat 70. i 80. w Wielkiej Brytanii i USA do głosu doszli przemęczeni pracownicy, którzy chcieli wyznaczenia jasnych granic między życiem zawodowym a prywatnym. Pracodawcy dostrzegli pewne niepokojące zjawiska: spadek wydajności, zmniejszenie zaangażowania, kreatywności, brak entuzjazmu. Szybko powiązano to ze wzrostem nieobecności w pracy z powodu chorób psychosomatycznych, odnotowano też wzrost liczby problemów rodzinnych pracowników. Mitycznym Świętym Graalem stało się znalezienie równowagi pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym. Tak narodziła się koncepcja work-life balance, która szturmem zdobyła świat wielkiego biznesu. Brak równowagi między sferą prywatną a zawodową prowadzi do spadku zaangażowania i motywacji do pracy oraz efektywności. To zaś powoduje częstsze nadgodziny, co z kolei odbija się na życiu prywatnym, pogłębiając problemy. Dlatego tak ważna jest odpowiednia równowaga, skupienie i harmonia w pracy, szczególnie dla pracowników umysłowych. Między innymi po to, by temu zaradzić, pracodawcy zaczęli stosować elastyczny czas pracy i pracę zdalną.
Nowe trendy społeczne na tym polu zdają się dostrzegać także ustawodawcy. Od 2000 roku we Francji funkcjonuje 35-godzinny tydzień pracy. Obecnie francuski rząd reformuje system. Chce dać możliwość wydłużenia czasu pracy firmom i chętnym do tego pracownikom. Krótszy tydzień pracy jest tam chwalony przez pracowników, a zwłaszcza przez skore do strajków francuskie związki zawodowe. Od 1 stycznia 2017 roku pracownicy francuskich firm, zatrudniających powyżej 50 osób, nie mają obowiązku odczytywać ani odpowiadać na służbowe wiadomości, których nie otrzymali w czasie pracy. Zakaz sprawdzania służbowej skrzynki na laptopach czy smartfonach kilka lat wcześniej wprowadzono w Brazylii. W Niemczech rząd wystosował niewiążące zalecenie w tej sprawie – by nie wysyłać maili służbowych między 18.15 a 7.00 rano - do którego zastosował się np. Volkswagen. W Szwecji natomiast trwają eksperymenty z sześciogodzinnym dniem pracy. Niedawno zakończono szeroko komentowany przez media dwuletni projekt w domu opieki w Göteborgu. Pielęgniarki rzadziej chodziły na zwolnienia lekarskie, były bardziej zmotywowane, produktywne i kreatywne niż ich koleżanki pracujące przez osiem godzin dziennie. W ocenie pensjonariuszy ogólna jakość opieki poprawiła się. Jednocześnie w zakładzie znacznie zwiększono zatrudnienie, wobec czego koszty całego przedsięwzięcia były na tyle znaczące, że projekt zdecydowano się zakończyć. Sześciogodzinny dzień pracy wprowadziło w Szwecji kilka firm. Takie rozwiązanie z powodzeniem funkcjonuje od 14 lat np. w centrum usług japońskiej Toyoty w Göteborgu. Skrócenie czasu pracy spowodowało wzrost produktywności i zysków, w związku z czym firma nie planuje przywrócenia tam wcześniejszych regulacji.

ELASTYCZNOŚĆ
Elastyczny czas pracy w uproszczeniu polega na indywidualnym ustaleniu godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Wymagana jest określona liczba godzin do przepracowania w określonym czasie, najczęściej w danym tygodniu lub dniu. Pracownik ustala z pracodawcą swój indywidualny harmonogram i informuje go o ewentualnych zmianach. Monitorowanie tych ustaleń na bieżąco jest ważne, by uniknąć wzajemnych nieporozumień. Przy czym sama elastyczność jest różnie rozumiana – krótszy wymiar czasu pracy, ruchomy czas pracy, kompresja czasu pracy np. do czterech dni w tygodniu czy wreszcie praca zdalna. Uzupełnieniem tego konceptu jest na przykład urlop naukowy na napisanie pracy magisterskiej, dodatkowe dni wolne po zakończeniu ważnego projektu, popularny na Zachodzie sabbatical itp. Wszystko to forma wyjścia naprzeciw oczekiwaniom swoich pracowników, z której korzysta coraz więcej przedsiębiorstw.
Elastyczny czas pracy najlepiej sprawdza się przy zadaniowym charakterze pracy (freelancerzy, wolne zawody, przedstawiciele handlowi itp.). Sporo firm wprowadza tego typu rozwiązania dla pracowników biurowych czy specjalistów – wszędzie tam, gdzie praca nakierowana jest na konkretne, mierzalne cele i zadania. Jest to świetne i tanie narzędzie motywowania pracowników. Ma wpływ na zwiększenie ich satysfakcji z pracy, przekłada się na poprawę ich wydajności i morale oraz jakość wykonywanych zadań. Zmniejsza też liczbę nieobecności w pracy. Jest to benefit, który może przyciągać do firmy nowe talenty, jednocześnie dobrze sprawdza się w zarządzaniu retencją pracowników przy stosunkowo niskich kosztach. Krótszy wymiar czasu pracy dla wypalonego pracownika, może pomóc mu odbudować pokłady kreatywności bardziej niż kolejna podwyżka. Dobrze sprawdza się u pracowników samodzielnych, wymaga bowiem od nich dobrej organizacji. Potrzebne są także zmiany mentalności organizacji i systemu zarządzania – np. kontrolujemy nie punktualność pracowników, a to czy wykonali powierzone im zadania. Wiąże się to też z większym zaufaniem, a przez to zwiększa poczucie wolności osobistej pracownika. Dodajmy przy tym, że w dobie różnych rozwiązań informatycznych, systemów do monitorowania czasu pracy czy wykonanych zadań niekoniecznie wiąże się to z mniejszą kontrolą. Uelastycznienie czasu pracy jest cenne zwłaszcza dla rodziców czy w razie konieczności opiekowania się chorym członkiem rodziny. Wyjście pracownikowi naprzeciw i ułatwienie mu pokonania trudności życiowych gwarantuje nam jego oddanie i wdzięczność. Fortune stworzyło listę 50 Best Workplaces For Flexibility, 77 proc. pracowników tych 50 firm (m.in. PwC, Accenture czy Riot Games) korzysta z różnych form elastycznego czasu pracy, 49 proc. pracuje zdalnie. Co ciekawe, 95 proc. korzystających z elastycznego czasu pracy jest tak wdzięcznych pracodawcy, że pracuje wtedy więcej i dłużej, jeżeli sytuacja tego wymaga.

ZDALNIE – BLASKI I CIENIE
Do rozwoju koncepcji pracy zdalnej przyczynił się kryzys paliwowy z końca lat 70. Pracownicy, którzy z powodu braku paliwa nie mogli dotrzeć do biura, pracowali z domu, a potrzebne dokumenty dostarczano im kurierem. Praca zdalna również sprawdza się tam, gdzie chodzi o wykonanie konkretnych zadań przez pracowników. Ważne jest to, czy zostaną wykonane, a nie miejsce, gdzie tego dokonamy. W sukurs przychodzą tu nowoczesne technologie – laptopy, internet, telefony, komunikatory internetowe. Pracownik może wykonywać swoje zadania będąc połączony z firmą z dowolnego miejsca. Obieg dokumentów w organizacji jest prowadzony za pomocą poczty elektronicznej. Ważne informacje czy dane są często umieszczane w chmurze, a różne rodzaje platform umożliwiają po zalogowaniu wykonanie coraz to bardziej skomplikowanych zadań we współpracy z ludźmi drugiej strony globu. Z badań Gallupa wynika, że w 2016 roku blisko 43 proc. pracujących Amerykanów przynajmniej raz pracowało zdalnie. Praca zdalna powoli staje się nowym standardem.
Plusem takiego rozwiązania dla pracowników jest dowolność ustalania godzin rozpoczynania i kończenia pracy. Można dostosować indywidualny rytm pracy do czasu, jaki jej poświęcamy. Często wzrasta przez to efektywność – to pracownik wie najlepiej, kiedy jest najbardziej skoncentrowany i skupiony. Nie o każdej porze dnia poziom koncentracji jest u każdego identyczny. Trudno oszukać nasz zegar biologiczny. Ciężko oczekiwać np. od „sów”, które nie znoszą wstawania wcześnie, pełnej gotowości bojowej z samego rana, ale już wieczorem czy późnym popołudniem są one dużo bardziej wydajne. Pracownicy chwalą sobie również oszczędność czasu i pieniędzy na dojazdy do biura. Doceniają swobodę w wyborze miejsca pracy, samodzielność i pole do popisu dla kreatywności. Któż z nas czasem nie marzy o tym, żeby budzik w tygodniu nie dzwonił o 6 rano? I o tym, by popracować na laptopie siedząc w ogrodzie, parku czy w ulubionej kawiarni? Wreszcie, rozwiązanie to ułatwia zarządzanie czasem wolnym, w czym wspiera życie rodzinne pracownika. Zajęcia z malarstwa o 15? Wizyta z dzieckiem u lekarza w środku tygodnia? Przedstawienie pociechy w szkole? Wizyta w urzędzie, otwartym jedynie w tygodniu do godziny 16? A może kwestia tego, kto odbierze dzisiaj dzieci z przedszkola? Z elastycznym czasem pracy na pewno zaplanowanie tych wszystkich czynności jest prostsze. Badania firmy PGI wykazały, że 82 proc. ankietowanych pracowników deklarowało niższy poziom stresu podczas pracy zdalnej. Dla pracodawcy ważny jest także stosunkowo niski koszt wprowadzenia takiego rozwiązania w firmie w porównaniu do kosztów innych benefitów. W wielu biurach praca na laptopach już jest standardem. Do ustalenia pozostaje więc tylko kwestia stworzenia odpowiednich procedur, uzgodnień między pracownikiem a firmą, np. kiedy obecność pracownika w biurze jest konieczna – choćby w razie ważnego biznesowego spotkania. Skądinąd czasem okazuje się, że część spotkań można zorganizować zdalnie, np. przez telekonferencję. Niektóre firmy pracę zdalną wprowadzają rotacyjnie i przestają „przywiązywać” pracowników do konkretnego biurka. Zdarza się to np. z powodu małej ilości dostępnej przestrzeni. Takie rozwiązanie ma swoje plusy – firmie częściowo odpadają koszty utrzymania stanowiska pracy w biurze – wynajmu miejsca, rachunków itp. – co często ma spore znaczenie. A „rotacyjne” biurka pozwalają lepiej poznać się osobom z różnych działów. Firma American Express szacuje, że dzięki pracy zdalnej oszczędza 10 – 15 mln USD rocznie w kosztach wynajmu powierzchni biurowej. Natomiast w firmie Aetna, zajmującej się ubezpieczeniami zdrowotnymi w USA, blisko 15 tys. z 35 tys. pracowników nie posiada swojego biurka. Pozwala to na oszczędności rzędu 78 mln USD.
A cienie tego rozwiązania? Praca zdalna wymaga od pracownika dyscypliny i dużych pokładów motywacji wewnętrznej. Nie wspominając już o dobrej organizacji. Inaczej możemy nad naszymi zadaniami spędzić długie godziny, rozpraszani przez codzienne, domowe obowiązki. Ważne jest również pewne rozgraniczenie – „dom – praca”. Inaczej nasza „domowa świątynia” zamieni się w drugie biuro. Jeżeli nie mamy dużego domu z osobnym pomieszczeniem typu gabinet, warto wydzielić sobie do pracy jakąś niedużą przestrzeń lub spróbować pracy np. z kawiarni. I wyznaczyć jakieś ramy czasowe, w których wykonujemy powierzone nam zadania. Może się bowiem okazać, że w domu pracujemy dłużej, niż pracowalibyśmy w biurze. Do tego dochodzą kwestie kariery. W badaniach firmy Harris Interactive w USA dwie trzecie ankietowanych potwierdzało, że ich firmy oferują elastyczny czas pracy (w tym pracę zdalną), ale jednocześnie aż 47 proc. ankietowanych miało poczucie, że korzystanie z niego zmniejszyłoby ich szanse na awans. Zagrożeniem dla pracodawcy są ograniczenia: trudność w kontrolowaniu stopnia realizacji zadań czy warunków pracy, brak bezpośredniego kontaktu z pracownikami, co wpływa na niską identyfikację z firmą i jej celami. Mogą również wystąpić luki i zakłócenia w komunikacji. Dlatego ważne jest jasne określenie, czego firma oczekuje od pracowników pracujących zdalnie, dokładne sprecyzowanie zasad i zadań, jakie mają zostać wykonane. Ważne jest też, by od czasu do czasu pracownicy mimo wszystko spotykali się i pracowali razem w jednym miejscu. Jeśli to niemożliwe – warto organizować choćby wideokonferencje. Ułatwia to bowiem wspólną pracę i pozwala zbudować głębszą relację zawodową. W inny sposób traktujemy kogoś, kogo znamy osobiście, a nieco inaczej kogoś, kto jest dla nas tylko adresem e-mail, numerem telefonu czy numerem w systemie.

PODSUMOWANIE
Różne formy elastycznego czasu pracy i pracy zdalnej można sprowadzić do jednej, elementarnej kwestii – wzajemnego zrozumienia oraz poszanowania potrzeb pracownika przez pracodawcę. Siłą rzeczy, nie w każdej sytuacji czy branży elastyczność i praca zdalna się sprawdzi, ale może czasem warto wyjść poza utarty schemat pracy od 8 do 16? W raporcie Świadczenia dodatkowe w oczach pracowników w 2016 r. firmy Sedlak & Sedlak elastyczny czas pracy znalazł się na trzecim miejscu najbardziej atrakcyjnych świadczeń (wskazanie 22 proc. ankietowanych) – po pakiecie opieki medycznej i samochodzie służbowym. Ponad 15 proc. ankietowanych pracowników chciałoby natomiast móc pracować zdalnie. Co ciekawe, jednocześnie jest to benefit bardzo atrakcyjny dla millenialsów. Według badań Payscale – zdecydowaliby się oddać aż 14 proc. swojej pensji, aby móc korzystać z elastycznego czasu pracy – najwięcej ze wszystkich badanych grup wiekowych. A z badań PGI wynika, że 60 proc. ankietowanych pracujących zdalnie kilka dni w tygodniu z chęcią przerzuciłaby się na pracę zdalnie na cały etat, pod warunkiem zachowania pensji. Może warto więc wprowadzić elastyczny czas pracy lub pracę zdalną u siebie w firmie? Zwłaszcza, że według danych OECD Polacy i tak są jednym z najbardziej zapracowanych narodów Europy. Nagrodą może być większa satysfakcja z pracy, równowaga pomiędzy życiem prywatnym a zawodowym oraz uśmiech pracowników. Wszystko to stosunkowo tanim dla pracodawcy kosztem.

MACIEJ ŁUKASIAK
Sedlak & Sedlak

 

2017-10-23 08:50 Opublikował: Benefit



Reklama:

tel. kom: 508-548-308

Redakcja:

Newsletter


Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowo-promocyjnych oraz na otrzymywanie od Spółki oraz podmiotów wchodzących w skład Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. za pomocą środków komunikacji elektronicznej
... Rozwiń
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Spółkę, zgodnie z ustawą z dn. 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) w celach marketingowo-promocyjnych oraz wyrażam zgodę na otrzymywanie od Spółki i informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.). Jednocześnie wyrażam zgodę na przekazanie moich danych osobowych przez Spółkę podmiotom z Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. w celach marketingowo promocyjnych związanych z promocją lub reklamą produktów i usług oferowanych przez te podmioty jak również wyrażdam zgodę na otrzymywanie od tych podmiotów informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.) Zgody mogą być odwołane w każdym czasie. Administratorem danych osobowych jest Benefit IP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa ul. Canaletta 4, 00-099 Warszawa. Dane osobowe będą przetwarzane w celach marketingowych i nie będą udostępniane innym odbiorcom. Ich podanie jest dobrowolne, a każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych, ich poprawiania oraz wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania.