Miesięcznik Benefit – miesięcznik kadrowych, kierowników i dyrektorów HR

Strona główna » Rozwój

Jak dobrze zarządzać projektami HR?

Jak dobrze zarządzać projektami HR?
fot.istockphoto
Kompetencje działów HR są szerokie – rekrutacje, rozwój osobisty czy employer branding. Oznacza to, że liczba projektów stale się zwiększa. Jeśli wkradnie się w nie chaos, trzeba będzie sprawnie je uporządkować. Systematyzacja jest prosta, zwłaszcza gdy zastosuje się odpowiednie narzędzia.

Dobry HR-owiec powinien wykazać się znakomitą organizacją pracy, umiejętnościami analitycznymi i komunikacyjnymi. Pomoże to nie tylko w wykonaniu pracy, lecz także w jej organizacji. Konsekwencją tego będą wydajność i zysk dla firmy. Od czego zacząć, by zarządzanie projektami stało się naprawdę proste?

SELEKTYWNOŚĆ I ANALITYCZNOŚĆ
Warto poświęcić więcej czasu na jeden projekt. Przykładem może być cykl szkoleń motywacyjnych dla pracowników – kwartalne, regularne spotkania usystematyzują wiedzę i poszerzą ją w konkretnym kierunku. To znacznie lepsze niż różnorodne warsztaty, które jedynie powierzchownie opowiedzą o danym zagadnieniu. Ważna jest tu umiejętność selekcji. Projekty powinno się ułożyć od najważniejszych do najmniej ważnych. Dopiero wtedy można rozpocząć proces ich doprecyzowania, a potem przejść do ich realizacji.
Jeśli pewne projekty musimy odrzucić, warto zaangażować w to osoby je zgłaszające. Poprośmy o doprecyzowanie, jakie korzyści projekt przyniesie całej firmie i czy jest to najlepsze z możliwych rozwiązań. Bardzo często inicjatorzy po zastanowieniu się nad pomysłem sami z niego zrezygnują. Potwierdza to również ekspert.
– Bardzo sprytnie można wykorzystać metody zarządzania do doprecyzowania projektów, które do nas trafiają. Można albo je ulepszyć, albo inteligentnie „zabić”, zadając osobom zlecającym celne pytania. Nie mówimy w żadnym momencie, że czegoś nie zrobimy, ale pozwalamy zrozumieć, że pomysł jest niedopracowany i wymaga zmiany. To sprawia, że nie rzucamy się od razu na wszystkie idee, tylko selekcjonujemy te najlepsze – mówi Mariusz Kapusta, specjalista w zarządzaniu projektami, autor metody 12 Pytań (1) i szkoleniowiec Akademii Leona Koźmińskiego.
Mając listę najważniejszych projektów, wiemy, na czym się skupić i łatwiej nam przejść do pracy nad tymi zadaniami, które osiągają realny wpływ na kształtowanie się firmy.

KOMUNIKACJA I PLAN
Organizacja pracy opiera się na planowaniu. Analiza tego, co może pójść nie tak i na jakim etapie, podział obowiązków i przede wszystkim wskazanie celu – to zagadnienia, na które warto mieć odpowiedź.
– W skrócie chodzi o to, żeby zadać sobie fundamentalne pytania dotyczące projektu, zanim on się rozpocznie, i dzięki temu zbudować spójną historię tego, jak dojdziemy z punktu, w którym jesteśmy teraz, do celu – dodaje Mariusz Kapusta. Kluczowa jest tu rozmowa pomiędzy pracownikami. Jeśli będzie ona polegała na wysyłaniu krótkich wiadomości za pomocą maili, doprecyzowanie pewnych kwestii może trwać bardzo długo. Lepszym rozwiązaniem jest wcześniejsze spotkanie, omówienie zadań i dopiero przesłanie pisemnego podsumowania.
Po opracowaniu podstaw zagadnienia warto spotkać się i wymienić opiniami na dany temat.
– Planowanie to spotkanie kilku osób, które chcą osiągnąć coś niezwykłego. W czasie spotkania wszyscy kreujemy historię tego, jak to zrobimy, co nas może czekać po drodze, i znajdujemy rozwiązanie. To przypomina budowanie powieści przygodowej, a nie wypełnianie Excela – komentuje Mariusz Kapusta.
Nie oznacza to, że całe zajście ma pozostać jedynie w naszych głowach.
– Na koniec takiego meetingu trzeba to udokumentować i dopiero wtedy pojawia się ustalona, prosta formuła szablonu, z którego można skorzystać, żeby zachować wyniki tej pracy. Weźmy pod uwagę, że pamięć ludzka jest zawodna – miejmy pod ręką coś przypominającego ustalenia (np. wydrukowanego maila). W natłoku zadań to po prostu umyka. Bez planu odbijamy się non stop od kolejno pojawiających się problemów, które na 90 proc. można było przewidzieć – podsumowuje ekspert z Akademii Leona Koźmińskiego.
Systematyczna praca według schematu może być początkowo wyzwaniem. Z pomocą przychodzi konsekwencja – im więcej projektów rozpatrzymy według wzoru: selekcja – analiza – komunikacja – planowanie – wykorzystanie dostępnych narzędzi, tym większy sukces odniesiemy. To ważny aspekt dla całej firmy.

MONIKA ŻOCHOWSKA
doradca edukacyjny, Akademia Leona Koźmińskiego, Koźmiński Executive Business School,
mzochowska@kozminski.edu.pl

Przypisy:
1 Autorska metoda 12 Pytań KISS PM™ to kurs przygotowany z myślą o zarządzaniu projektami. Odpowiadając na pytania, jesteśmy w stanie ocenić poszczególne zasady, poznać ich słabe oraz mocne strony i odpowiednio zaplanować działania.

2017-11-03 10:14 Opublikował: Benefit



Reklama:

tel. kom: 508-548-308

Redakcja:

Newsletter


Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowo-promocyjnych oraz na otrzymywanie od Spółki oraz podmiotów wchodzących w skład Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. za pomocą środków komunikacji elektronicznej
... Rozwiń
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Spółkę, zgodnie z ustawą z dn. 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) w celach marketingowo-promocyjnych oraz wyrażam zgodę na otrzymywanie od Spółki i informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.). Jednocześnie wyrażam zgodę na przekazanie moich danych osobowych przez Spółkę podmiotom z Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. w celach marketingowo promocyjnych związanych z promocją lub reklamą produktów i usług oferowanych przez te podmioty jak również wyrażdam zgodę na otrzymywanie od tych podmiotów informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.) Zgody mogą być odwołane w każdym czasie. Administratorem danych osobowych jest Benefit IP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa ul. Canaletta 4, 00-099 Warszawa. Dane osobowe będą przetwarzane w celach marketingowych i nie będą udostępniane innym odbiorcom. Ich podanie jest dobrowolne, a każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych, ich poprawiania oraz wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania.