Miesięcznik Benefit – miesięcznik kadrowych, kierowników i dyrektorów HR

Strona główna » Rozwój

Pięć nawyków dobrej komunikacji

Pięć nawyków dobrej komunikacji
fot. istockphoto
Mówi się, że komunikacja w zespole rozproszonym jest jak tlen niezbędny organizmom do życia. Jest to trafne porównanie, ponieważ zespoły rozproszone nie mają tylu okazji do wzajemnych interakcji co zespoły zlokalizowane w jednym miejscu: ich członkowie nie uczestniczą w regularnych spotkaniach, nie spotykają się podczas przerw, nie dyskutują o problemach w porze lunchu.

Wszystko to sprawia, że muszą one wkładać dodatkowy wysiłek w to, by się integrować i wchodzić we wzajemne interakcje, dzięki czemu mogą normalnie funkcjonować i rozwijać się. Trudno docenić wagę takich interakcji dla tworzenia właściwej atmosfery w zespole, spójności oraz poczucia wspólnego celu do czasu, aż nie doświadczy się tego na własnej skórze. Jak więc stworzyć pracownikom przestrzeń do tego, by mogli się swobodnie porozumiewać? Na początek warto przyjrzeć się, jak przebiega komunikacja w zespole rozproszonym. Może odbywać się na trzy różne sposoby:

ASYNCHRONICZNIE
To najczęstszy sposób komunikowania się w zespołach rozproszonych, szczególnie takich, których członkowie zamieszkują odmienne strefy czasowe. Zamiast komunikować się w czasie rzeczywistym, pracownicy wymieniają informacje w momencie, gdy pozwala im na to grafik, i w dodatku głównie pisemnie. A ze względu na to, że większość współpracy odbywa się online, komunikacja sprowadza się do tego, że jedna osoba zostawia wiadomość w programie komunikacyjnym, np. Slack lub Skype, a druga osoba odczytuje ją w dogodnym dla siebie momencie.

SYNCHRONICZNIE
Ten rodzaj komunikacji to nic innego jak umówienie się z kimś na kontakt w określonym czasie, za pomocą na przykład telefonu. Dla wybrednych dostępne są też bardziej nowoczesne rozwiązania, takie jak czat, wideokonferencje czy innego rodzaju połączenia głosowe w sieci. Komunikacja synchroniczna jest dobrym rozwiązaniem w przypadku, gdy coś wymaga rozwiązania w trybie pilnym, gdy trzeba szybko uzyskać odpowiedź na zadane pytanie lub gdy potrzebna jest szybka i szczegółowa informacja zwrotna podczas wirtualnej burzy mózgów.

TWARZĄ W TWARZ
Wiele firm, których funkcjonowanie polega głównie na pracy zespołów rozproszonych, organizuje coroczne spotkania dla takich zespołów, a nawet, coraz częściej, wszystkich pracowników. Najczęściej przybierają one formę wspólnych wycieczek, wyjść na imprezy teatralne, warsztatów, konferencji, imprez integracyjnych itd., które pozwalają pracownikom pracującym wirtualnie nadrobić to, czego w komunikacji za pomocą urządzeń elektronicznych nadrobić się nie da. Są bowiem rzeczy, których nie da się osiągnąć bez wspólnego przebywania obok siebie w tym samym pomieszczeniu, takie jak budowanie relacji, budowanie strategii czy wizji, rozwiązywanie złożonych problemów lub konfliktów w zespole.
Powodzenie wszystkich wymienionych form komunikacji zależy od tego, na ile skutecznie uda się taką komunikację zaplanować. Dobrze jest przestrzegać kilku podstawowych zasad:

1. ZAREZERWUJ DLA KAŻDEJ FORMY KOMUNIKACJI ODPOWIEDNIE PRZEZNACZENIE
Dostępność wielu narzędzi i programów komunikacyjnych może sprawić, że pracownicy zaczną korzystać z kilku jednocześnie. Nie zawsze jednak więcej znaczy lepiej, a używanie zbyt wielu kanałów komunikacyjnych może wywołać chaos. Kiedy sposób komunikowania się pozbawiony jest strategii, narzędzia, które mają za zadanie zaoszczędzić czas i poprawić wydajność, mogą zamienić każdą minutę w okazję do kontaktów, które niekoniecznie mają związek z pracą.
Takie ciągłe rozpraszanie może mieć też poważne konsekwencje dla wyników zespołu, który traci na skupieniu i produktywności. Rozwiązaniem może być nadanie każdemu z narzędzi komunikacyjnych konkretnego celu. Zamiast więc pozostawiać pracownikom wolną rękę w sposobach komunikacji, można ustalić, że poprzez Skype odbywać się będą pilne rozmowy, podczas gdy Slack stanie się platformą do wymiany informacji o bardziej swobodnym czy rozrywkowym charakterze. Znając strategię oraz przeznaczenie poszczególnych komunikatorów, pracownicy zaoszczędzą czas i lepiej zorganizują sobie pracę.

2. STWÓRZ WIRTUALNY AUTOMAT DO KAWY
Osoby, które pracują ze sobą w jednym miejscu, mają naturalnie więcej czasu na to, by się integrować: przebywają obok siebie, spożywają wspólne posiłki, podczas lunchu omawiają trudne projekty czy prowadzą pogawędki przy przysłowiowym dystrybutorze wody, automacie do kawy czy stole do ping-ponga. Wszystko to sprzyja wzajemnemu poznawaniu się także od strony osobistej.
W przypadku rozproszonych zespołów tak się nie dzieje. I trzeba zadać sobie dodatkowy trud, by stworzyć okazję do rozwijania relacji wśród pracowników. Co można zrobić? Można na przykład stworzyć pracownikom przestrzeń wirtualną, w której będą dzielić się informacjami nie zawsze związanymi z pracą, ale także rozmawiać na tematy osobiste czy korzystać z niej w celach rozrywkowych. Temu służą m.in. wszelkie blogi, czatroomy, grupy na Facebooku itd. Oprócz tego, że takie kanały pozwalają uniknąć pojawiania się rozpraszających uwagę GIF-ów czy relacji weekendowych z dala od kanałów używanych do pracy, pomagają również zmniejszyć dystans między członkami zespołu oraz stworzyć poczucie wspólnoty. Niektóre platformy, jak np. Buffer, umożliwiają przesyłanie sobie muzyki czy prowadzenie dyskusji w grupach tematycznych, jak np. HipChat, pozwalają one jednocześnie dostosować korzystanie z niego do miejsca pracy dzięki odpowiedniemu ustawieniu sposobu powiadomień.

3. KORZYSTAJ Z NOWINEK TECHNOLOGICZNYCH
Menedżerowie często obawiają się, czy ich rozproszeni w różnych miejscach podwładni rzeczywiście w danym momencie pracują. Jest to całkiem zrozumiałe, lecz nie zawsze łatwe. Co można zrobić, by monitorować postępy pracowników w sytuacji, gdy nie można do nich zajrzeć? Pomóc może znalezienie odpowiednich programów umożliwiających monitorowanie pracy, takich jak Trello, Asana czy Todoist. Są to łatwe w obsłudze aplikacje z możliwością synchronizacji zadań do zrobienia z innymi urządzeniami, współdzielenia zadań ze znajomymi i z wyświetlaniem powiadomień. Nadają się zarówno do zapisywania listy zakupów, jak i prowadzenia skomplikowanych projektów.

4. ŚWIĘTUJ SUKCESY
Pracownicy, którzy pracują zdalnie w odosobnieniu, mogą nie mieć świadomości, co słychać u pozostałych członków zespołu. Zdarza się też, że nie czują się odpowiednio docenieni. Możemy temu zapobiec, dbając o utrzymanie wysokiego morale w zespole, nagradzając publicznie za dobrze wykonaną pracę czy okazując pracownikowi uznanie zarówno na poziomie jednostki, jak i całego zespołu. Nic nie jest dla zespołu bardziej motywujące niż poczucie, że wspólna praca pozwoli im coś osiągnąć.

5. DBAJ O TON WYPOWIEDZI
Jednym z największych niebezpieczeństw związanych z komunikacją pisemną jest ryzyko błędnej interpretacji lub niezrozumienia otrzymanych wiadomości. Bez werbalnych lub wizualnych sygnałów, takich jak mowa ciała, mimika, intonacja czy innych sygnałów, które pozwalają podkreślić znaczenie przekazywanych informacji, wiadomości mogą zostać odebrane jako szorstkie, nieuprzejme czy aroganckie, podczas gdy rzeczywistość jest inna.
Dlatego za każdym razem przed wysłaniem wiadomości warto spojrzeć na nią raz jeszcze i sprawdzić ją pod kątem dwuznaczności. Czasem warto napisać więcej niż zwykle i wyjaśnić dokładnie to, co mamy na myśli, zamiast liczyć na to, że ktoś od razu domyśli się, o co chodzi. Wiele osób pomaga sobie nadawać ton wypowiedziom, korzystając z emotikon, jednak zwykle zależy to od wewnętrznych ustaleń w zespole oraz tego, co dana firma postrzega za profesjonalne, a co nie.
Biorąc pod uwagę fakt, że komunikacja w zespole rozproszonym odbywa się kanałami, z których korzystamy na co dzień i do których jesteśmy już przyzwyczajeni, zwykle nie sprawia ona większych problemów od strony technicznej. Wyzwaniem mogą być natomiast pewne nawyki, brak jasno określonych zasad co do korzystania z nich czy brak wyznaczonej przestrzeni do wymiany osobistych informacji. Jak pokazuje sukces zespołów pracujących razem, także pracownikom pracującym wirtualnie warto takie możliwości stwarzać.

KATARZYNA KŁOBUKOWSKA
trener i specjalista ds. PR w Grow Szkolenia Coaching Doradztwo HR,
katarzyna@grow.edu.pl

2018-02-09 12:38 Opublikował: Benefit

Reklama:

tel. kom: 508-548-308

Redakcja:

Newsletter


Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowo-promocyjnych oraz na otrzymywanie od Spółki oraz podmiotów wchodzących w skład Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. za pomocą środków komunikacji elektronicznej
... Rozwiń
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Spółkę, zgodnie z ustawą z dn. 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) w celach marketingowo-promocyjnych oraz wyrażam zgodę na otrzymywanie od Spółki i informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.). Jednocześnie wyrażam zgodę na przekazanie moich danych osobowych przez Spółkę podmiotom z Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. w celach marketingowo promocyjnych związanych z promocją lub reklamą produktów i usług oferowanych przez te podmioty jak również wyrażdam zgodę na otrzymywanie od tych podmiotów informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.) Zgody mogą być odwołane w każdym czasie. Administratorem danych osobowych jest Benefit IP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa ul. Canaletta 4, 00-099 Warszawa. Dane osobowe będą przetwarzane w celach marketingowych i nie będą udostępniane innym odbiorcom. Ich podanie jest dobrowolne, a każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych, ich poprawiania oraz wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania.