Miesięcznik Benefit – miesięcznik kadrowych, kierowników i dyrektorów HR

Strona główna » Praca » Prawo

Kłopotliwe rozliczanie służbowych przejazdów prywatnym samochodem

Kłopotliwe rozliczanie służbowych przejazdów prywatnym samochodem
fot. istockphoto
Często można spotkać się z opinią, że – po spełnieniu „standardowych” wymogów - ze zwolnienia od opodatkowania korzystają kwoty zwracane pracownikom przez pracodawcę z tytułu wykorzystania przez pracownika jego prywatnego samochodu do celów służbowych. Szczegółowa analiza przepisów i praktyki podatkowej pokazuje jednak, że możliwość ta nie jest oczywista.

Przepis art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych („updof ”) zwalnia od opodatkowania „zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; […]”. Przywołany przepis statuuje zatem szereg warunków, które powinny zostać spełnione dla zwolnienia zwracanych kwot od podatku:
– pojazd (samochód) powinien stanowić własność pracownika,
– pracownik powinien używać go dla potrzeb zakładu pracy, – owo „używanie” powinno mieć miejsce w tzw. w jazdach lokalnych (a nie np. w trakcie podróży służbowej),
– obowiązek ponoszenia przedmiotowych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów musi wprost wynikać z „przepisów innych ustaw”,
– przepis określa także maksymalną wysokość kwoty zwrotu zwolnionej z podatku, która nie może przekraczać miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo kwoty ustalonej przy zastosowaniu obowiązujących stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu; w tym ostatnim przypadku, warunkiem jest udokumentowanie przebiegu pojazdu w stosownej ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.
Analizując powyższe warunki szczególną uwagę należy zwrócić na wymóg, aby obowiązek dokonania przez pracodawcę zwrotu kosztów - lub możliwość przyznania prawa do ich zwrotu - wynikały wprost z „przepisów innych ustaw”. Wymóg ten powoduje bowiem, że zgodnie z dosłownym brzmieniem przepisu, zakres zwolnienia zostaje ograniczony wyłącznie do przypadków zwrotu kosztów pracownikom należącym do wybranych grup zawodowych. Mowa tu zasadniczo o pracownikach służby leśnej, listonoszach oraz pracownikach socjalnych, którym uprawnienie do uzyskania zwrotu kosztów używania pojazdów prywatnych przyznano bezpośrednio w przepisach stosownych ustaw „branżowych”. W konsekwencji, literalna treść przepisu art. 21 ust. 1 pkt 23 prowadzi do wniosku, że dla pozostałych pracowników, którzy otrzymują zwrot kosztów poniesionych z tytułu używania pojazdów stanowiących ich własność, dla potrzeb zakładu pracy, kwota zwrotu stanowi zawsze przychód ze stosunku pracy, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym.
Praktyka w zakresie zastosowania omawianej regulacji nie była jednolita. Nietrudno znaleźć przypadki, w których wykładnia omawianego przepisu była bardziej „przyjazna” dla podatnika niż jego dosłowne brzmienie. Przykładem jest interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 14 grudnia 2015 r., nr IPPB4/4511-3-95/15-2/JK3, w której organ, w następstwie skargi skierowanej przez wnioskodawcę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, zmienił swoją wcześniejszą interpretację (datowaną 11 września 2015 r., nr IPPB4/511-733/15-2/JK3). W zmienionej interpretacji organ zgodził się, że zwrot wydatków za korzystanie z prywatnego samochodu do służbowych jazd po mieście nie jest przychodem pracownika.
Uzasadniając swoje stanowisko, organ interpretacyjny stwierdził, że dokonując oceny przedmiotowego zagadnienia należy kierować się wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego („TK”) z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13. W wyroku tym wskazano, że za przychód pracownika mogą być uznane świadczenia, które: (i) zostały spełnione za zgodą pracownika (pracownik skorzystał z nich w pełni dobrowolnie), (ii) zostały spełnione w interesie pracownika (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść, (iii) korzyść uzyskana przez pracownika jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów). W ten sposób TK wskazał kryteria prawidłowego, zgodnego z Konstytucją Rzeczypospolitej Polskiej, rozumienia ustawowego sformułowania „inne nieodpłatne świadczenie”, o którym mowa w art. 12 ust. 1 updof. W konsekwencji, w oparciu o stanowisko prezentowane w orzecznictwie sądów administracyjnych przyjmując wskazane przez TK kryterium oceny organ interpretacyjny uznał, że otrzymywana przez pracownika kwota wypłacana tytułem zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w związku z użyciem prywatnego samochodu w jazdach lokalnych (niebędących podróżą służbową), jest świadczeniem poniesionym w interesie pracodawcy, bo to jemu przynosi konkretną i wymierną korzyść w postaci prawidłowo i efektywnie wykonanej przez pracownika pracy. Co istotne, „obowiązek zapewnienia prawidłowej organizacji pracy nie może być utożsamiany tylko z zapewnieniem biurka, materiałów biurowych czy pokryciem kosztów eksploatacji samochodu służbowego czy kosztów zużytej energii elektrycznej. Ten obowiązek należy i trzeba odnosić i analizować w kontekście konkretnych obowiązków pracowniczych i wynikających z tych obowiązków oczekiwań pracodawcy. Skoro więc prawidłowe i efektywne wykonywanie obowiązków pracowniczych wymaga od pracownika użycia prywatnego samochodu, to sfinansowanie ww. kosztów przez pracodawcę nie jest korzyścią pracownika, ale właśnie wypełnieniem przez pracodawcę ustawowego obowiązku prawidłowego organizowania pracy, tak aby była ona wydajna i należytej jakości”. Podsumowując, organ interpretacyjny przyznał, że otrzymywana przez pracownika kwota wypłacana tytułem zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w związku z użyciem prywatnego samochodu w jazdach lokalnych (niebędących podróżą służbową) nie powoduje powstania po stronie pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Powyższej wykładni sprzeciwił się jednak Minister Finansów m.in. w interpretacji z 17 maja 2016 r., nr DD3.8222.2.29.2016. IMD, którą zmienił z urzędu interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 11 lutego 2016 r., nr IPPB4/4511- 1369/15-2/MS. W zmienionej interpretacji zawarto stanowisko, że przepis art. 21 ust. 1 pkt 23b updof powinien być interpretowany zgodnie z jego literalnym brzmieniem, co oznacza, że zakres zwolnienia dostępnego na podstawie tego przepisu ograniczony jest do kwot zwracanych pracownikom wyłącznie na podstawie „przepisów innych ustaw”. Odnosząc się zaś do przywołanego orzeczenia TK wyjaśniono, że dotyczyło ono wyłącznie tzw. nieodpłatnych świadczeń, zatem nie może mieć zastosowania do świadczeń pieniężnych – takich, jak zwrot pracownikowi kosztów. Stąd, w świetle treści art. 21 ust. 1 pkt 23b updof, zwrot kosztów poniesionych przez pracownika w związku z użyciem w jazdach lokalnych prywatnego samochodu dla celów służbowych podlega opodatkowaniu. Podobne, restrykcyjne stanowisko zaprezentował Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w wyroku z 28 lutego 2017 r., sygn. akt I SA/Gl 1443/16.
Na marginesie powyższych rozważań warto dodatkowo przypomnieć o innym zwolnieniu z zakresu updof, zawartym w art. 21 ust. 1 pkt 13 tej ustawy. W świetle tego przepisu, zwolnione od podatku są „ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność”. Jakkolwiek, wobec wyraźnej regulacji z art. 21 ust. 1 pkt 23b updof, możliwość bezpośredniego zastosowania tego przepisu w rozważanych okolicznościach może rodzić wątpliwości, to jednak trudno pominąć, że wprowadza on do ustawy określony «standard» kwalifikowania kwot wypłacanych pracownikom związku z wykorzystaniem ich prywatnej własności (rzeczy o różnym charakterze) dla potrzeb wykonywania pracy.

DOROTA WALERJAN
doradca podatkowy, Counsel,
kancelaria Hogan Lovells

2018-04-24 21:15 Opublikował: Benefit

Reklama:

tel. kom: 508-548-308

Redakcja:

Newsletter


Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowo-promocyjnych oraz na otrzymywanie od Spółki oraz podmiotów wchodzących w skład Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. za pomocą środków komunikacji elektronicznej
... Rozwiń
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Spółkę, zgodnie z ustawą z dn. 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) w celach marketingowo-promocyjnych oraz wyrażam zgodę na otrzymywanie od Spółki i informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.). Jednocześnie wyrażam zgodę na przekazanie moich danych osobowych przez Spółkę podmiotom z Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. w celach marketingowo promocyjnych związanych z promocją lub reklamą produktów i usług oferowanych przez te podmioty jak również wyrażdam zgodę na otrzymywanie od tych podmiotów informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.) Zgody mogą być odwołane w każdym czasie. Administratorem danych osobowych jest Benefit IP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa ul. Canaletta 4, 00-099 Warszawa. Dane osobowe będą przetwarzane w celach marketingowych i nie będą udostępniane innym odbiorcom. Ich podanie jest dobrowolne, a każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych, ich poprawiania oraz wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania.