Miesięcznik Benefit – miesięcznik kadrowych, kierowników i dyrektorów HR

Strona główna » Rozwój

Po co nam wewnętrzny dział szkoleń?

Po co nam wewnętrzny dział szkoleń?
fot. istockphoto
Dynamiczny rozwój rynku biznesowego w minionym roku przyniósł wzmocnienie starych i nowych trendów również w obszarze szkoleń. W przypadku dekoniunktury na rynku w pierwszej kolejności cięciom budżetowym uległy szkolenia, co spowodowało, że firmy w ramach „oszczędności” likwidowały działy szkoleń, a zredukowane potrzeby szkoleniowe realizowały przy pomocy zewnętrznych firm szkoleniowych. Taka krótkoterminowa oszczędność długofalowo spowodowała spadek liczby dni szkoleniowych na pracownika, a w konsekwencji pogorszenie efektywności.

Ogromne zapotrzebowanie na trenerów wewnętrznych jest odpowiedzią na sytuację na rynku. Decydują tu takie czynniki, jak gwałtowny wzrost zatrudnienia pracowników, duża rotacja w pierwszych dwóch latach pracy oraz maksymalne skrócenie okresów adaptacyjnych. Stworzenie wewnętrznego działu szkoleń jest zadaniem wymagającym dokładnego przygotowania i systemowego podejścia w perspektywie czasu.

Stworzenie grupy trenerów to zadanie długofalowe, przynoszące jednak wiele korzyści. Przedstawione poniżej etapy zostały opisane na podstawie dobrych praktyk i uwzględniają wiele możliwych działań podejmowanych w czasie tworzenia zespołu trenerów wewnętrznych. Jest to pewne optimum, którego pełne wdrożenie nie zawsze będzie możliwe w każdej instytucji.

Tworzenie wewnętrznych zespołów trenerskich jest skomplikowanym procesem i wymaga znajomości wielu dziedzin kierowania. Poniżej przedstawiamy działania w ujęciu procesowym krok po kroku.

Etap I – Określenie celu i podstawowych założeń

Celem może być stworzenie kultury organizacyjnej opartej na wiedzy i samouczącej się, wprowadzenie jednolitych standardów szkoleniowych, redukcja kosztów szkoleń, jak również realizacja indywidualnych programów rozwoju zawodowego pomimo ograniczonych środków finansowych. Cel będzie różny w zależności od specyfiki organizacji, etapu, na jakim się znajduje organizacja, oraz zaangażowania pracowników. Na tym etapie należy określić metody naboru, sposób ewentualnej gratyfikacji dla trenerów i zasady ich działania (czas pracy, częstotliwość prowadzenia szkoleń, itp.) oraz zasady udziału w szkoleniach. Pomocne mogą być tu różne metody planowania – najpopularniejsza to wykres Gantta.

Etap II – Proces rekrutacji

Etap ten obejmuje rekrutację, stworzenie listy osób zakwalifikowanych do projektu oraz poinformowanie ich o dalszych etapach. Rekrutacja może być przeprowadzona na różne sposoby, m.in. poprzez wskazanie przez przełożonego lub na podstawie deklaracji samego kandydata na trenera lub w drodze rekrutacji przeprowadzonej przez dział HR. Następnym działaniem na tym etapie jest przygotowanie i poinformowanie o projekcie pracowników organizacji wraz z zaproszeniem wytypowanych uczestników do udziału w rekrutacji.

Etap III – Program rozwoju przygotowujący do pełnienia roli trenera wewnętrznego

Program rozwoju powinien uwzględniać szkolenia mające za zadanie przekazać metodologię przygotowywania i prowadzenia zaplanowanych szkoleń z wykorzystaniem zasad uczenia się ludzi dorosłych, a także wiedzę z zakresu pracy z grupą. Innym istotnym elementem powinien być warsztat umiejętności trenerskich z możliwością przetestowania zdobytej wiedzy w bezpiecznych warunkach (warsztaty z realizacją krótkich etiud trenerskich, najlepiej z wykorzystaniem kamery). Warsztaty powinny praktycznie przygotować trenerów na różnorodne sytuacje, które mogą występować w czasie ich pracy w nowej roli.

Etap IV – Wdrożenie trenerów

Trenerzy po otrzymaniu niezbędnej wiedzy oraz możliwości rozwoju potrzebnych umiejętności mogą rozpocząć swoją pracę w organizacji. Warto ponownie przeprowadzić kampanię informacyjną wśród wszystkich pracowników, aby „ciepło i z wyrozumiałością” przyjęli swoich współpracowników w roli trenerów. Pośpiech jest tutaj wrogiem jakości. Żelazna zasada brzmi: nie wpuszczamy trenera przed grupę bez szkolenia trenerskiego. Druga zasada: trener najpierw obserwuje szkolenie, potem współprowadzi w rozkładzie 50/50, a dopiero za trzecim razem prowadzi je samodzielnie na zasadzie superwizji pod okiem opiekuna. Nasze doświadczenia pokazują możliwość złamania tej zasady, jednak chodzenie na skróty szybko się mści.

Etap V – Certyfikacja i rozwój

Duże znaczenie ma system motywacyjny. Nie jest to jednak tożsame wyłącznie z dodatkowym wynagrodzeniem. Skuteczną motywacją może być przykładowo określenie ścieżki wewnętrznej certyfikacji połączonej z możliwościami rozwoju – są to wręcz niezbędne elementy dobrze opracowanego programu wdrożenia w organizacji systemu trenerów wewnętrznych. Aby skutecznie doskonalić metody działania i zapewnić odpowiedni poziom kształcenia, osoba prowadząca szkolenia musi aktywizować różne umiejętności. Tylko regularnie podnosząc kwalifikacje i kompetencje, jest w stanie zmierzyć się ze stawianymi przed nią wyzwaniami. Bardzo cenna dla pracy trenerów wewnętrznych jest superwizja – dostęp do informacji zwrotnej udzielonej przez specjalistę z zakresu prowadzenia szkoleń dla dorosłych.

Trenerzy, którzy spotykają się na co dzień z takimi samymi problemami co uczestnicy szkolenia, są bardziej wiarygodni. Znają bowiem oni specyfikę organizacji, a funkcjonując w niej na co dzień, mogą przygotować program szkolenia lepiej dopasowany do potrzeb szkolonej grupy.

Podsumowanie

Decydując się na stworzenie wewnętrznego działu szkoleń, organizacja musi mieć świadomość strategicznego charakteru swojej decyzji. Wyszkolenie trenerów wewnętrznych ma charakter procesu i zajmuje dość dużo czasu. Jest to bardzo opłacalna inwestycja dla firmy, ale o charakterze długoterminowym. Utrata wyszkolonego trenera – szkoleniowca w ciągu pierwszego roku pracy jest stratą całego zainwestowanego w niego kapitału, warto pomyśleć o zabezpieczeniu organizacji poprzez zawarcie umów lojalnościowych.

Warto również przemyśleć, jak zoptymalizować pracę trenerów, gdy pojawi się zapotrzebowanie na szkolenia w organizacji, na przykład poprzez poszerzenie ich zadań o sprawy personalne lub coachigowo-doradcze, tak aby ich zasoby zostały w pełni wykorzystane.

Główną korzyścią z pracy trenerów wewnętrznych jest także inicjowanie procesów zarządzania wiedzą w organizacji, co przekłada się na wzrost efektywności i długofalową redukcję kosztów.

W drugiej części artykułu opiszemy między innymi, na jakie trudności natrafia się podczas tworzenia takiego działu i jak je przezwyciężyć.  

KAROLINA MRYGOŃ
koordynator projektu, trener wewnętrzny w administracji publicznej 

SYLWESTER PIETRZYK
trener i konsultant zarządzania ASPEKT HR,
sylwekp@wp.pl 

Bibliografia
– L. Rae, Ocena pracy szkoleniowca, Oficyna Ekonomiczna 2004.
– L. Rae, Planowanie i projektowanie szkoleń, Oficyna Ekonomiczna 2003.
– M. Landsberg, Tao szkolenia. Działaj skutecznie, Studio- EMKA 2005.

 

2018-05-16 21:48 Opublikował: Benefit

Reklama:

tel. kom: 508-548-308

Redakcja:

Newsletter


Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowo-promocyjnych oraz na otrzymywanie od Spółki oraz podmiotów wchodzących w skład Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. za pomocą środków komunikacji elektronicznej
... Rozwiń
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Spółkę, zgodnie z ustawą z dn. 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) w celach marketingowo-promocyjnych oraz wyrażam zgodę na otrzymywanie od Spółki i informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.). Jednocześnie wyrażam zgodę na przekazanie moich danych osobowych przez Spółkę podmiotom z Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. w celach marketingowo promocyjnych związanych z promocją lub reklamą produktów i usług oferowanych przez te podmioty jak również wyrażdam zgodę na otrzymywanie od tych podmiotów informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.) Zgody mogą być odwołane w każdym czasie. Administratorem danych osobowych jest Benefit IP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa ul. Canaletta 4, 00-099 Warszawa. Dane osobowe będą przetwarzane w celach marketingowych i nie będą udostępniane innym odbiorcom. Ich podanie jest dobrowolne, a każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych, ich poprawiania oraz wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania.