Miesięcznik Benefit – miesięcznik kadrowych, kierowników i dyrektorów HR

Strona główna » Rozwój » Biznes » Negocjacje

Przygotuj się do negocjacji

Przygotuj się do negocjacji
udane negocjacje zaczynają się na długo przed rozpoczęciem rozmów / Fot. istockphoto.com
Podobnie jak dobry start w zawodach sportowych wymaga długich treningów, tak też w biznesie udane negocjacje zaczynają się na długo przed rozpoczęciem rozmów.

Przygotowanie do negocjacji jest jednak etapem, który bardzo często jest pomijany lub bywa tak okrojony, że nie pozwala zyskać realnej przewagi nad adwersarzem podczas spotkania. A wystarczy poświęcić trochę czasu na przemyślenie ewentualnego scenariusza negocjacji, by później osiągnąć znacznie bardziej satysfakcjonujący rezultat.

Przewidzieć negocjacje

Kto z nas wybrałby się na zagraniczne wakacje „w ciemno”, bez dokładnego sprawdzenia oferty biura podroży? Tak jak analizuje się ofertę egzotycznego wyjazdu, dopytując o wszystkie szczegóły, tak samo uważnie powinno się poświęcić czas na przygotowanie do negocjacji. Podstawowym błędem popełnianym przez wielu biznesmenów jest traktowanie tego etapu jako nieistotnego. Zazwyczaj kończy się na ustaleniu tzw. „dolnej granicy” (poniżej tej kwoty nie schodzę!), pozostawiając resztę alternatyw i obszarów negocjacyjnych temu, co przyniosą rozmowy. Podejście to wynika z przekonania, że negocjacje są nieprzewidywalną grą i jedyną możliwością jej przetrwania jest reagowanie na bieżąco na pojawiające się propozycje. Jednak towarzyszący rozmowom stres i presja (czasu, wyniku) mogą spowodować, że zaakceptowane zostanie rozwiązanie niekorzystne dla firmy. Negocjacje rzeczywiście mogą przebiegać na rożne sposoby, jednak zawsze są spotkaniem stron, które chcą, po pierwsze, osiągnąć swoje cele, a po drugie, podjąć współpracę. Te dwa elementy są wystarczające, by przewidzieć możliwe scenariusze, a tym samym aby moc się przygotować do takiego spotkania.

Negocjacyjne płaszczyzny, czyli nie tylko cena gra rolę

Negocjacje są często traktowane jak gra o sumie zero-jedynkowej: ktoś przegrywa, by wygrać mógł ktoś. Strony, przygotowując się do rozmów, koncentrują się głownie na cenie (jednostkowej, całkowitej, możliwym rabacie przy większych ilościach). Tymczasem w każdych negocjacjach istnieje wiele elementów, które mogą się stać argumentem przetargowym. Oprócz ceny i ilości są to również np. terminy zapłaty (dla drugiej strony może być istotne opóźnienie płatności o kilkanaście dni, bo dzięki temu otrzyma należność od swojego kontrahenta), sposoby i czas dostawy/odbioru (to dodatkowe koszty spedycji i ewentualnego magazynowania) oraz zaliczkowania zamówienia. Znalezienie ich i przygotowanie się do rozmów również w tym zakresie daje dodatkowe argumenty przetargowe i obszary (z pozoru nieistotnych) ustępstw, które można z powodzeniem wykorzystać przy stole. To, co dla naszej firmy jest mało istotne, dla drugiej strony może okazać się priorytetem. Dlatego też przed spotkaniem warto przejrzeć ofertę pod kątem poszczególnych jej elementów i ustalić swoje priorytety. Wiedząc, z czego na pewno nie można zrezygnować (np. z 30-dniowego terminu płatności), otwieramy sobie jednocześnie pole manewru w innych obszarach oferty (mamy bardzo taniego spedytora, możemy zaproponować transport na nasz koszt).

Te rozważania nie kończą się na etapie przypisania odpowiedniej wagi poszczególnym obszarom, ale powinny być kontynuowane w formie poszukiwania alternatywnych rozwiązań. Warto zastanowić się dłużej nad swoimi priorytetami i rozważyć rożne możliwości (firma nie może długo czekać na zapłatę, ale czy zgodzi się np. na płatność w ratach? Jeśli tak, to w jakich? A może przy wpłacie zaliczki w określonej wysokości jesteśmy w stanie

przedłużyć termin płatności?). Znalezienie jak największej liczby alternatyw pozwala nie tylko przełamywać impas (spowodowany niezgodą drugiej strony na konkretną ofertę w trakcie rozmów), ale również pomaga uniknąć błędów wynikających z podejmowania decyzji „na szybko”, pod presją czasu i okoliczności. Celem takiej analizy jest również zidentyfikowanie swoich prawdziwych potrzeb. Coś powoduje, że nie chcemy się zgodzić na dłuższy termin płatności – co to jest? Znając odpowiedź, mamy większe szanse na to, że przy stole negocjacyjnym, w ferworze dyskusji, nie zgodzimy się na rozwiązanie, które będzie naruszało nasze interesy. Dobrze przeprowadzona analiza pozwala również na zidentyfikowanie słabych stron – obszarów, w których nie jesteśmy gotowi na ustępstwa lub takich, w których brakuje nam argumentów.

Poznaj drugą stronę

Dobre przygotowanie do negocjacji nie kończy się jednak na analizie oferty pod względem posiadanych argumentów przetargowych i własnych interesów. Warto również wykonać taką samą analizę dla drugiej strony. Tutaj nie wszystkie dane będą dostępne, jednak wiele z nich można pozyskać z Internetu (np. z programów w rodzaju rzetelna firma, uczestnictwa w przetargach, portfolio i realizacji firmy), historii obecności na rynku lub od innych kontrahentów. Są to informacje, które pomogą odnaleźć potencjalne obszary porozumienia. W wielu sytuacjach okazuje się, że to, co dla nas jest priorytetem, dla drugiej strony może być zupełnie nieważnym elementem (obszarem do ustępstw). Próba przewidzenia, co dla danej organizacji będzie istotne, pozwala przygotować rozwiązania, które jednocześnie przyczynią się do realizacji interesów obu partnerów negocjacji. Warto rozważyć kilka potencjalnych alternatyw – w trakcie rozmów, pod wpływem stresu, będzie trudniej znaleźć konstruktywne rozwiązania, a łatwiej błędnie ocenić sytuację. Dobre przygotowanie do negocjacji pozwala uniknąć tych błędów, a jednocześnie umożliwia uzyskanie pełnej informacji o potrzebach i oczekiwaniach obu stron.

Znajdź argumenty „za”

Ostatnim etapem przygotowania się do negocjacji jest przemyślenie właściwej argumentacji. Skuteczność przekonywania w dużej mierze zależy od przedstawionych argumentów, warto więc poświęcić trochę czasu na ich znalezienie. Trudne do zakwestionowania są obiektywne dane, takie jak wyniki niezależnych badań, dane statystyczne, analizy i raporty (im bardziej aktualne, tym lepiej). Podobnie jak w przypadku analizy silnych i słabych stron, również tutaj praca nie kończy się na wymyśleniu sposobów przekonywania. Druga strona będzie prawdopodobnie dążyła do zbicia niewygodnych dla niej argumentów, na co również trzeba się przygotować.

dr Agata Motyl-Adamczyk
mediator, trener, copywriter – Contact-Point

2013-11-04 13:09 Opublikował: Benefit
Tematy pokrewne (tagi): motyl-adamczyk, negocjacje,



Reklama:

tel. kom: 508-548-308

Redakcja:

Newsletter


Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowo-promocyjnych oraz na otrzymywanie od Spółki oraz podmiotów wchodzących w skład Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. za pomocą środków komunikacji elektronicznej
... Rozwiń
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Spółkę, zgodnie z ustawą z dn. 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) w celach marketingowo-promocyjnych oraz wyrażam zgodę na otrzymywanie od Spółki i informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.). Jednocześnie wyrażam zgodę na przekazanie moich danych osobowych przez Spółkę podmiotom z Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. w celach marketingowo promocyjnych związanych z promocją lub reklamą produktów i usług oferowanych przez te podmioty jak również wyrażdam zgodę na otrzymywanie od tych podmiotów informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.) Zgody mogą być odwołane w każdym czasie. Administratorem danych osobowych jest Benefit IP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa ul. Canaletta 4, 00-099 Warszawa. Dane osobowe będą przetwarzane w celach marketingowych i nie będą udostępniane innym odbiorcom. Ich podanie jest dobrowolne, a każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych, ich poprawiania oraz wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania.