Miesięcznik Benefit – miesięcznik kadrowych, kierowników i dyrektorów HR

Strona główna » Rozwój » Biznes » Negocjacje

Negocjacje pakietowe

Negocjacje pakietowe
foto. istockphoto
Negocjacje stanowią jeden z najważniejszych sposobów podejmowania decyzji w życiu społecznym, zawodowym i prywatnym. Przystępujemy do nich wówczas, gdy istotnych dla nas spraw nie możemy załatwić inną drogą. Negocjujemy z tymi, których określone działanie może nam pomóc w osiągnięciu celów, a inne uniemożliwić ich realizację. W zależności od sytuacji negocjacyjnej co innego okazuje się kluczowe i być może z tego powodu mówimy, że negocjacje są sztuką.

Negocjacje, w których metacelem jest ZYSK + GWARANCJA WYKONANIA

Korzyści w tego rodzaju procesie negocjacyjnym wypracowuje się zarówno na poziomie zysku finansowego, jak i w obszarze gwarancji właściwego wykonania usługi. To sytuacja, która nie kończy się w momencie omówienia warunków finansowych transakcji. Moment zawarcia umowy nie jest jeszcze momentem wymiany. Chodzi o usługi jednorazowe, takie jak okazjonalne sprowadzenie z Chin 1000 sztuk procesorów do komputerów, implementację nowego systemu bezpieczeństwa w firmie, realizację cyklu szkoleń dla grupy menedżerów czy naprawę samochodu w warsztacie w obcym mieście lub zamówienie przyjęcia komunijnego w restauracji. Poza odpowiednimi warunkami finansowymi negocjator musi zapewnić sobie również gwarancję wykonania usługi. Realne korzyści płynące z transakcji wypracowujemy zarówno w obszarze finansowym – ceny, jak i w innych obszarach decydujących o jakości kupowanej usługi lub towaru. W trakcie tego rodzaju negocjacji warto doprecyzować zagwarantować sobie takie warunki kwestie, jak zakres gwarancji, zabezpieczenia płatności, terminy realizacji usługi, warunki reklamacji, przewidywane sankcje w razie niedotrzymania któregoś z warunków umowy itd. Dominującą strategią negocjacyjną powinny być w tym wypadku negocjacje pakietowe.

Negocjujemy pakietowo wówczas, kiedy w ramach jednego cyklu negocjacji omawiamy wiele kwestii. Są one ze sobą powiązane jak naczynia połączone. Mniej korzystne rozwiązanie jednej kwestii może być rekompensowane wypracowaniem bardziej korzystnych warunków w innej kwestii. Dopóki nie osiągniemy kompromisu we wszystkich sprawach, do każdej z nich można wrócić. Nie zamykamy kwestii po kwestii, istotne jest całościowe porozumienie. Negocjacje pakietowe zakładają istnienie komplementarności i subiektywizmu w postrzeganiu negocjowanych kwestii. Dla dostawcy z Chin ogromną wagę może mieć termin płatności. Uiszczenie części kwoty przed realizacją zamówienia może być warunkiem koniecznym do uruchomienia transportu, dla nas zdecydowanie większą wagę mogą mieć zapisy w umowie dotyczące ewentualnej procedury reklamacyjnej lub finalnej kwoty transakcji. Może się okazać, że kwestia, na której nam szczególnie zależy, to ekspresowy czas realizacji zamówienia, a dla naszych partnerów ten warunek jest łatwy do spełnienia, ponieważ procesory są wyprodukowane i czekają na klienta, potrzebne są tylko pieniądze na transport itd.

Pierwszy etap negocjacji jest więc związany z ustaleniem rozbieżności w ocenie negocjowanych kwestii. Taki proces wymaga zbudowania na tyle przyjaznej atmosfery rozmów, żeby obie strony zechciały wymienić się informacjami dotyczącymi ich bezwzględnych potrzeb i ograniczeń. To wymaga od negocjatorów gotowości do wymiany informacji i budowania współpracy, nie przeciągania liny. Oczywiście, podobnie jak w negocjacjach pozycyjnych, dobro, które negocjujemy, ma charakter ograniczony, ale złożoność kwestii daje negocjatorom możliwość tworzenia umowy, która maksymalizuje subiektywne zadowolenie (użyteczność) stron.

Największe wyzwanie to zbudowanie na tyle wystarczającego zaufania, żeby móc przekazywać sobie nawzajem informacje o własnych interesach.

Warto zaczynać od kwestii małej wagi. Jeśli chcemy pozyskać informacje od drugiej strony, jedyną wiarygodną metodą jest wykazanie się dobrą wolą i zamanifestowanie pewnej otwartości w trakcie negocjacji. Nie należy wówczas wprowadzać drugiej strony w błąd – lepiej pominąć milczeniem część informacji, niż kłamać.Wiarygodność to podstawowe narzędzie negocjatora, utrata wiarygodności może pociągać za sobą niepowetowane straty.

Warto unikać założenia, że interesy adwersarza są sprzeczne z naszymi. Często są one zgodne.

Drugim etapem negocjacji pakietowych jest dopasowywanie rozbieżności. W toku rozmów okaże się prawdopodobnie, że mamy do uzgodnienia stanowiska w kwestiach, które dla nas nie mają wielkiego znaczenia, za to dla partnera wydają się kluczowe – i odwrotnie, oraz takie, które dla obu stron są niezwykle istotne. Każda ze stron przekazuje informację o swoim (subiektywnym) postrzeganiu negocjowanych kwestii. Każda ze stron ustępuje w mniej istotnych kwestiach na rzecz korzyści w bardziej dla niej znaczących sprawach. To kontynuacja negocjacji pozycyjnych. Strony ustępują, tracąc coś, co chciałyby uzyskać, ale czynią to w imię zyskania „gdzie indziej”, czyli własnej korzyści „globalnej”.

W czasie negocjacji mogą się pojawiać nowe kwestie (np. gwarancje, zabezpieczenia płatności itd.).

Najlepsza umowa to ta, która „waży” najwięcej, tzn. negocjatorom uda się wypracować Optimum Pareto. Optimum Pareto to taki etap podziału dostępnych dóbr, że nie można już poprawić sytuacji jednego podmiotu (dostarczyć mu większej ilości dóbr), nie pogarszając sytuacji drugiego z podmiotów. Załóżmy, że rozpatrujemy oczekiwania dwóch osób, Kowalskiego i Malinowskiego. Kowalski mapoczątkowo pewien zasób chleba, a Malinowski pewien zasób wody. Ponieważ obaj chcieliby mieć i jedno, i drugie dobro, to zaczną wymieniać chleb na wodę.

Oczywiście jeżeli Kowalski ma tylko chleb, to pierwszy kubek wody będzie dla niego bardzo cenny i skłonny będzie do oddania dużej ilości chleba. Analogicznie Malinowski będzie skłonny wymienić dużą ilość wody na kromkę chleba. W miarę kontynuowania wymiany ich skłonność do poświęcania jednego dobra w zamian za drugie będzie maleć. Ostatecznie osiągnięty zostanie taki punkt, w którym dalsza wymiana nie będzie już możliwa. Kowalski za kolejną kromkę chleba będzie sobie życzyć coraz więcej wody, a Malinowski za kolejny kubek wody będzie chciał coraz więcej chleba.

W ten sposób osiągnięty zostanie punkt Optimum Pareto. Jeżeli bowiem chcielibyśmy Kowalskiemu dać kolejny kubek wody, to musielibyśmy zmusić Malinowskiego do wymiany, pogarszając tym samym jego sytuację. W negocjacjach pakietowych partnerzy mogą osiągnąć Optimum Pareto w sytuacji, kiedy obie strony czynią duże ustępstwa w kwestiach dla nich mniej ważnych i minimalne ustępstwa w kwestiach dla nich kluczowych, w kwestiach zaś, w których interesy stron są przeciwstawne, poszukują kompromisu.

Bardzo często zdarza się, że sytuacja, która dla jednego z negocjatorów jest sytuacją z kategorii ZYSK + GWARANCJA WYKONANIA, dla drugiego może być sytuacją z kategorii ZYSK +GWARANCJA WYKONANIA + RELACJA. To właśnie ta nierównowaga daje często klientom przewagę nad dostawcami. Chiński dostawca procesorów do komputerów może mieć nadzieję, że jeśli uda mu się zbudować z klientem dobrą relację, to pozyska go na dłuższy czas, dostarczając mu regularnie procesory. Klient nie informuje dostawcy, że transakcja jest jednorazowa i że więcej się nie powtórzy, bo od następnego miesiąca sam rozpoczyna produkcję procesorów. Dostawca ma podstawy, żeby sądzić, że dobra relacja przyniesie mu większe korzyści niż wyśrubowana cena, ponieważ wypracuje umowę, która będzie dynamiczna wewnętrznie i powtórzy się w kolejnych miesiącach, co na dłuższą metę przyniesie większe korzyści. Dostawca szkoleń również będzie miał nadzieję, że dobra relacja z klientem zapewni mu długofalową współpracę. Często łączy budowanie tej relacji z oferowaniem korzystniejszych warunków finansowych. Nie wie przecież, że klient tego rodzaju szkolenia przeprowadza co 10 lat. Metacel dostawcy należy więc do kategorii ZYSK + GWARANCJA WYKONANIA+ RELACJA, w której dominującą strategią są negocjacje problemowe.

Jeśli metacelem negocjatora jest ZYSK + GWARANCJA WYKONANIA, a druga strona jest zainteresowana długofalową relacją, warto przy całej życzliwości dla partnera nie zapominać o tym, co jest dla nas najważniejsze w tych rozmowach. Pewną pułapkę może stanowićw tej sytuacji skłonność do ulegania drugiej stronie. Zdarza się, iż warunki proponowane przez dostawcę są tak korzystne, że możemy się skłaniać do podjęcia bardziej długofalowych decyzji, niż te, które planowaliśmy przed przystąpieniem do rozmów. Nawet jeśli dostawca zaproponuje nam bardzo dobrą jakość usługi i atrakcyjną cenę, warto dobrze przemyśleć podpisywanie umów wiążących długofalowo. Uleganie takim impulsom nazywane jest w negocjacjach „żarłocznością negocjatora”.

Warto rozważyć korzyści wynikające z braku długofalowych zobowiązań. Jeśli rynek dostawców jest wystarczająco duży i zróżnicowany, nie należy ulegać pokusie „najedzenia się przy jednym stole”, choćby potrawa była smaczna i pięknie podana. Brak długofalowych zobowiązań umożliwia korzystanie z różnych pojawiających się możliwości, równocześnie pozostawiając szansę na powrót do preferowanego dostawcy.

W negocjacjach pakietowych duże znaczenie ma sformułowanie umowy. Wszystkie zapisy powinny uwzględniać konkretne cele i muszą być zgodne z „metacelami” negocjatorów. Maksymalizacja korzyści – minimalizacja strat. Zabezpieczeniem są zapisy określające karę za niedotrzymanie umowy lub w inny sposób gwarantujące realizację podjętych zobowiązań. Negocjacje pakietowe umożliwiają zawarcie porozumienia i spisanie umowy wyważonej – zapewniającej subiektywne zadowolenie wszystkich. Dają możliwość wykorzystania potencjału stron ku obopólnej korzyści – umowy synergiczne.

Siadając do stołu negocjacyjnego, warto pamiętać o tym, że atmosfera zaufania i przyjaznego klimatu, którą zbudujemy w kilku pierwszych minutach spotkania, będzie miała swoje odzwierciedlenie w sposobie prowadzenia rozmowy. Można zacząć spotkanie od zawarcia z drugą stroną kontraktu co do procedury rozmów. Są to wstępne ustalenia dotyczące spraw organizacyjnych, porządku rozmów itp.

To jest moment na dopracowanie, uwspólnienie celu spotkania i rodzaju kwestii, które są do omówienia. Zadbanie o interesy psychologiczne i proceduralne partnera pozwoli na uniknięcie nieufności i podejrzliwości. To, co jest istotne w tej sytuacji, to uniknięcie silnych emocji związanych z wrogością do drugiej strony, co w konsekwencji uchroni nas przed eskalowaniem konfliktu oraz syndromem „dwóch baranów na wąskiej kładce”, przywiązanych do z góry przyjętych stanowisk uniemożliwiających poszukiwanie nowych rozwiązań.

Przyjazna atmosfera jest warunkiem koniecznym do dzielenia się informacjamii poszukiwania kreatywnych rozwiązań. Zero-jedynkowy kod myślenia („my-oni”; „wygrany-przegrany”; „przyjaciel-wróg”) ogranicza negocjatorów w poszukiwaniu rozwiązań pozwalających na wypracowanie Optimum Pareto.

Ewa Kastory
psycholog, trener, certyfikowany coach

2012-04-16 13:40 Opublikował: Benefit
Tematy pokrewne (tagi): kastory, negocjacje,

Reklama:

tel. kom: 508-548-308

Redakcja:

Newsletter


Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowo-promocyjnych oraz na otrzymywanie od Spółki oraz podmiotów wchodzących w skład Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. za pomocą środków komunikacji elektronicznej
... Rozwiń
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Spółkę, zgodnie z ustawą z dn. 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) w celach marketingowo-promocyjnych oraz wyrażam zgodę na otrzymywanie od Spółki i informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.). Jednocześnie wyrażam zgodę na przekazanie moich danych osobowych przez Spółkę podmiotom z Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. w celach marketingowo promocyjnych związanych z promocją lub reklamą produktów i usług oferowanych przez te podmioty jak również wyrażdam zgodę na otrzymywanie od tych podmiotów informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.) Zgody mogą być odwołane w każdym czasie. Administratorem danych osobowych jest Benefit IP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa ul. Canaletta 4, 00-099 Warszawa. Dane osobowe będą przetwarzane w celach marketingowych i nie będą udostępniane innym odbiorcom. Ich podanie jest dobrowolne, a każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych, ich poprawiania oraz wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania.