Czy zwrot kosztów przyjazdu na spotkanie rekrutacyjne to przychód podatkowy?

W dobie rynku pracownika, kiedy to zdobycie wykwalifikowanego personelu stanowi nie lada wyzwanie, osoby odpowiedzialne za proces rekrutacji już na etapie jej prowadzenia prześcigają się w pomysłach na zaprezentowanie swojej firmy jako przyjaznego miejsca pracy.

istockphoto

Oprócz typowych elementów dla samego procesu rekrutacji, takich jak sposób przeprowadzenia rozmowy, przyjazna atmosfera, przejrzysty przepływ informacji, równie ważnymi czynnikami są też różne benefity, które kandydat może otrzymać tylko dlatego, że zgodził się uczestniczyć w rozmowie o pracę.

Niekiedy są to drobne gadżety reklamowe prezentujące firmę i jej produkty, innym razem rabaty na sprzedawany asortyment. Najczęściej jednak kwestią niezwykle istotną dla osoby uczestniczącej w rekrutacji jest możliwość otrzymania zwrotu poniesionych kosztów dojazdu. Jeśli miejscowość, w której znajduje się firma przeprowadzająca rekrutację, oddalona jest od miejsca zamieszkania kandydata, a przeprowadzenie wszystkich testów i rozmów rekrutacyjnych zajmuje więcej czasu, zwracany jest nie tylko koszt dojazdu, lecz także noclegu czy parkingu.

W praktyce można się spotkać z dwiema sytuacjami. Nierzadko kandydat najpierw sam ponosi wydatki związane z podróżą, a następnie otrzymuje ich zwrot lub firma rekrutująca od samego początku pokrywa koszty związane z dojazdem na rozmowę. W zależności od przyjętych wewnętrznych zasad rozliczania takiej podróży zdarza się również tak, że wprowadzana jest możliwość wykorzystywania wyłącznie ściśle wskazanych rodzajów środków transportu, np. pociągu czy autobusu. Innym razem brak jest jakichkolwiek rekomendacji, a jedynym wymogiem firmy stawianym kandydatowi jest właściwe udokumentowanie ponoszonych wydatków. W przypadku zgody na używanie samochodu prywatnego zwrot kosztów następuje albo w wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, albo na podstawie przedstawionych dowodów wskazujących na wysokość poniesionych wydatków, jak faktury, rachunki czy wyciągi z karty płatniczej.

Sam zwrot kosztów podróży czy też pokrycie wydatków powinien być również rozpatrywany w kontekście powstania przychodu podatkowego.

Jedną z podstawowych zasad obowiązujących w podatku dochodowym od osób fizycznych jest powszechność opodatkowania. Realizacja tej zasady wynika z treści art. 9 ust. 1 ustawy o PIT, zgodnie z którym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów, które zostały enumeratywnie wymienione przez ustawodawcę jako zwolnione z podatku (tj. wymienione w art. 21, 52, 52a i 52c) oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Zatem jedynie w sytuacji, w której uzyskany przychód z tytułu zwrotu poniesionych wydatków lub pokrycia kosztów podróży nie będzie objęty żadnym z przewidzianych przez ustawodawcę zwolnień, powstaje obowiązek wykazania przychodu podatkowego.

Tego rodzaju przychód jest zaliczany, zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 9 ustawy o PIT, do przychodów z tzw. „innych źródeł”. W myśl art. 20 ust. 1 ww. ustawy za przychody z innych źródeł uważa się w szczególności: kwoty wypłacone po śmierci członka otwartego funduszu emerytalnego wskazanej przez niego osobie lub członkowi jego najbliższej rodziny, w rozumieniu przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, kwoty uzyskane z tytułu zwrotu z indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego oraz wypłaty z indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego, w tym także dokonane na rzecz osoby uprawnionej na wypadek śmierci oszczędzającego, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego, alimenty, stypendia, dotacje (subwencje) inne niż wymienione w art. 14, dopłaty, nagrody i inne nieodpłatne świadczenia nienależące do przychodów określonych w art. 12–14 i 17 oraz przychody nieznajdujące pokrycia w ujawnionych źródłach.

Użyty w niniejszym przepisie zwrot „w szczególności” świadczy o przykładowym katalogu przychodów z innych źródeł, co oznacza, że przychodami z innych źródeł są także inne przychody, niewymienione wprost w tym przepisie. W związku z tym każde świadczenie mające realną korzyść finansową, o ile nie stanowi konkretnej kategorii przychodu zaliczanego do jednego ze źródeł wymienionych w art. 10 ust. 1 pkt 1–8 ww. ustawy, jest dla świadczeniobiorcy przychodem z innych źródeł.

W przypadku rozpoznania przychodu z innych źródeł obowiązkiem podmiotu wypłacającego czy stawiającego do dyspozycji taki przychód, będącego zgodnie z art. 42a ustawy o PIT osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, osobą prawną i ich jednostką organizacyjną oraz jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej, jest sporządzenie informacji PIT-8C i w terminie do końca lutego następnego roku podatkowego przekazanie jej podatnikowi oraz właściwemu urzędowi skarbowemu. Jak wskazano powyżej, konieczność opodatkowania otrzymanego przychodu podatkowego jest możliwe wyłącznie w sytuacji, w której przychód ten nie będzie korzystał ze zwolnienia od opodatkowania.

Ustawodawca w treści art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o PIT wskazał, iż wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Możliwość zwolnienia z opodatkowania istnieje, o ile otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione: w celu osiągnięcia przychodów lub w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw lub przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Podkreślenia wymaga to, iż w treści przywołanego art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o PIT ustawodawca posługuje się jedynie terminem „podróż”, a nie, jak to czyni w pkt 16 lit. a), „podróż służbowa”. Oznacza to zatem, że zakres tego zwolnienia jest szerszy, ponieważ nie ogranicza się ono jedynie do podróży służbowych, ale do wszelkich podróży osób niebędących pracownikami. Co za tym idzie, diety i inne należności związane z podróżą na rozmowę o pracę będą mogły korzystać ze zwolnienia do wysokości wynikającej z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (Dz.U. z 2013 r., poz. 167). Zapisy powyższego rozporządzenia są zatem niezwykle istotne, bowiem jedynie należności w nim wskazane do wysokości określonej w jego treści będą mogły korzystać ze zwolnienia od opodatkowania. Zgodnie z brzmieniem § 2 ww. rozporządzenia, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują: diety, zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje (§ 3 ust. 2 ww. rozporządzenia).

W przypadku wyrażenia zgody na wykorzystanie prywatnego samochodu pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości odpowiadającej iloczynowi przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2013 r., poz. 21).

Przepisy rozporządzenia określają również zasady zwrotu kosztów za nocleg podczas podróży krajowej oraz zagranicznej. I tak w przypadku podróży krajowej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. Podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej powyższe limity.

Jak wskazano powyżej, zasady te będą miały zastosowanie dla skorzystania ze zwolnienia otrzymanego zwrotu kosztów podróży na spotkanie rekrutacyjne lub pokrycia wydatków z nią związanych. Zwolnienie to obowiązuje bowiem jedynie do wysokości limitów określonych w przywoływanym rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej. W przypadku, w którym sfinansowane lub zwrócone kandydatom koszty dojazdów oraz noclegów będą przewyższać określone w przepisach limity, nadwyżka ponad te limity podlegać będzie opodatkowaniu, a podmiot dokonujący zwrotu lub finansowania podróży zobowiązany będzie do wykazania tej kwoty w informacji PIT-8C.

Agnieszka Sadowska
doradca podatkowy, wykładowca w Stowarzyszeniu Księgowych w Polsce oddział w Toruniu
agnieszkasadowska1@tlen.pl

Siła, którą daje rodzina, miłość, wsparcie, jest najważniejsza

Małgorzata Kożuchowska

Pobierz wydanie 05/2019

Zobacz również

Udział w Programie „Mobilność Plus”

Instytut otrzymał środki finansowe na udział pracowników w Programie „Mobilność Plus". Program zapewnia finansowanie pobytu uczestnika programu w jednostce naukowej posiadającej siedzibę poza terytorium RP, prowadzącej w sposób ciągły badania naukowe lub prace rozwojowe, oraz kosztów podróży pomiędzy miejscem zamieszkania uczestnika programu a miejscowością, w której znajduje się zagraniczny ośrodek. Pytanie wnioskodawcy dotyczyło zdarzenia przyszłego i zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych środków pieniężnych otrzymanych przez pracownika w ramach tego programu.

Dodatkowy urlop wypoczynkowy jako benefit

Narastająca wśród pracodawców konkurencja na rynku pracy powoduje konieczność dostosowania się do wymogów stawianych przez pracowników. W związku z tym pracodawcy wciąż szukają nowych sposobów na zachęcenie potencjalnych pracowników do wyboru ich oferty. Popularność świadczeń pozapłacowych wymusza jednak u pracodawców ponoszenie dodatkowych wydatków, koniecznych na ich sfinansowanie, na co nie każda firma może sobie pozwolić.

Zakwaterowanie delegowanego do pracy za granicą

Od lat nie ustają dyskusje wokół konsekwencji podatkowych związanych z zapewnieniem pracownikowi nieodpłatnego zakwaterowania w trakcie wykonywania pracy poza miejscem zamieszkania. Zagadnienie jest o tyle skomplikowane, że jego rozstrzygnięcie wymaga każdorazowo ustalenia szczegółowych okoliczności faktycznych, takich jak rodzaj wykonywanej pracy, ustawowe obowiązki pracodawcy przy danej formie delegowania czy charakter korzyści realizowanych przez pracodawcę i pracownika w związku z zapewnieniem nieodpłatnego lokalu. Nic dziwnego, że wykładnie prezentowane przez organy podatkowe i sądy bywają niespójne lub niejednoznaczne.

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.