Efektywność w czterech krokach

Jak zwiększyć swoją efektywność? W dzisiejszych czasach to wyjątkowo powszechna zagwozdka. Koniec końców, każdy marzy o tym, by wyznaczone zadania wykonywać możliwie jak najszybciej (nie zaniedbując przy tym ich jakości), a w rezultacie uwolnić się od niepotrzebnego stresu i znaleźć więcej czasu na przyjemności. Efektywność osobista to prawdziwy temat rzeka, jednak warto skupić się na kilku prostych, praktycznych wskazówkach, które potrafią zmienić naprawdę wiele.

Krok 1.: Priorytety

Wiele osób narzeka obecnie na nadmiar obowiązków. Nic dziwnego – dzięki nieustającemu rozwojowi technologicznemu jeden człowiek wykonuje dzisiaj aktywność 10 osób żyjących 30 lat temu. Mamy na głowie więcej niż kiedykolwiek, przez co chwilami zaczynamy się gubić. Świat biznesu i dzisiejszy rynek wymagają od nas ciągłego rozwoju kompetencji, więc cały czas uczymy się nowych umiejętności. Rozwój to wspaniała rzecz, jednak w pewnym momencie przestaje nam służyć decydowanie o tym, co powinniśmy wiedzieć, a jaką wiedzę możemy pominąć. W całym tym chaosie staramy się nie zapomnieć o naszych pasjach i zainteresowaniach. W rezultacie nasze mózgi są bardziej przemęczone niż kiedykolwiek. Jak być efektywnym w obliczu całego tego bałaganu?

Przede wszystkim warto dokładnie przyjrzeć się natłokowi spraw do załatwienia i wyłonić z nich te, które uznamy za najpilniejsze. Ustalając priorytety, porządkujemy myśli i dużo łatwiej jest nam zorganizować swoją pracę. Aby zrozumieć, co w istocie jest tym priorytetem, dobrze jest przyrządzić listę zadań i przyporządkować im stopień ważności oraz planowany termin ukończenia. Już sama ta czynność pomoże nam zaprowadzić ład w stercie zadań do wykonania i mentalnie przygotować się do ich realizacji.

Krok 2.: Prokrastynacji mówimy stop

Prokrastynacja stała się ostatnio bardzo modnym terminem. Najprościej mówiąc, oznacza on tendencję do odwlekania spraw na później. Dobrze wyraża to słynne zdanie: „zacznę od poniedziałku”. Prokrastynacja sprawia, że żadna chwila nie wydaje się odpowiednia na rozpoczęcie danego zadania. W takim przekonaniu utwierdzają nas nieskończone wymówki, które bez problemu wyszukujemy. W rezultacie dręczą nas ciągłe wyrzuty sumienia, które uniemożliwiają zaznanie relaksu. Z czego to wynika i jak być efektywnym, kiedy skłonność do prokrastynacji wiecznie zwodzi nas na manowce?

Nie każdy zdaje sobie sprawę z tego, że źródłem prokrastynacji bardzo często jest strach. Przede wszystkim strach przed tym, że nie wykonamy jakiegoś zadania wystarczająco dobrze. Nieustannie odkładamy jego realizację, oszukując się, że nadejdzie moment, kiedy to jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki staniemy się nagle przygotowani i pewni siebie, jednak prędko okazuje się, że ten moment nie nadchodzi, a my spanikowani wykonujemy dane zadanie na ostatnią chwilę. Choć brzmi to nieprawdopodobnie, czasami wchodzi też w grę strach przed… sukcesem! Niektórzy z nas podświadomie boją się, że jeśli sprostają trudnemu zadaniu, zacznie się od nich wymagać coraz więcej, aż w końcu zakres obowiązków ich przerośnie.

Co robić, by zwalczyć prokrastynację i zwiększyć efektywność? Przyjdzie nam z pomocą stworzenie pisemnego planu, dzięki któremu łatwiej będzie się zorganizować. Warto też zwalczyć powszechną tendencję do odkładania najtrudniejszych, najżmudniejszych zadań na sam koniec. Takie działanie tylko przysparza niepotrzebnego stresu. Czy nie lepiej zająć się danym tematem od razu i mieć to z głowy? Podobnie mają się sprawy z zadaniami, których wykonanie zajmie tylko chwilę. Zdecydowanie najlepiej będzie zająć się nimi od razu. Lista rzeczy do zrobienia momentalnie się dzięki temu skurczy – a to spodoba się mózgowi!

Krok 3.: Regeneracja

Efektywność osobista nigdy nie będzie na satysfakcjonującym poziomie, jeśli poziom energii do działania notorycznie będzie za niski. To niezwykle ważne, by po intensywnej pracy pozwolić swojemu organizmowi się zregenerować. Wiele osób mówi w takiej sytuacji: „Bardzo chętnie, ale nie mam na to czasu”. Cóż, paradoksalnie, to właśnie dzięki odpowiedniej dawce odpoczynku nagle zaczynamy mieć tego czasu znacznie więcej. Zmęczony mózg nie działa produktywnie, zatem realizacja zadań przebiega znacznie dłużej, niż powinna. Regeneracja po prostu się opłaca. Co składa się zatem na odpoczynek, który pozwala działać skuteczniej i osiągać więcej?

Najistotniejszą kwestią jest rzecz jasna sen. Powszechnie wiadomo, że niewyspanie skutkuje rozdrażnieniem i problemami z koncentracją. Mówi się, że potrzebujemy około ośmiu godzin snu dziennie, jednak w gruncie rzeczy to kwestia indywidualna. Są ludzie, którzy wyśpią się po siedmiu godzinach, innym potrzebnych jest dziewięć. Warto obserwować swój organizm i ustalić optymalną liczbę godzin. Należy także pamiętać o tym, że choć zarywanie nocy przynosi więcej szkód niż pożytku, „przedawkowanie” snu także może mieć przykre konsekwencje – spanie bez umiaru najzwyczajniej rozleniwia.

Istnieje jeszcze kilka sposobów, dzięki którym łatwiej naładować baterie. Co by się nie działo, dobrze jest znaleźć od czasu do czasu chwilę dla siebie i choć na krótki czas się „wyłączyć”. Na co przeznaczyć tę chwilę? Po prostu na relaks. Może to być kwadrans z książką, jogą czy inną przyjemną dla nas formą aktywności. Każdemu z nas służy ponadto zdrowa dawka ruchu, która zbawiennie działa nie tylko na ciało, lecz także na mózg. Nie bez znaczenia są też nawyki żywieniowe – nie chodzi o to, by popadać w skrajności, jednak częste sięganie po „śmieciowe” jedzenie nie wpływa dobrze na efektywność. Krótko mówiąc – w zdrowym ciele zdrowy duch. I mózg!

Krok 4.: Koncentracja na celu

Po ustaleniu priorytetów, sporządzeniu listy zadań i określeniu terminów ich wykonania pozostaje tylko trzymać się planu. Niestety, to nie zawsze jest takie proste. Osoby, którym zależy na tym, by zwiększyć swoją efektywność, często to właśnie ten etap uznają za najtrudniejszy. Bo przecież wokół tyle ciekawszych rzeczy!

Szczególnie kłopotliwy bywa w tym przypadku fakt, że w dzisiejszych czasach w zasadzie nie rozstajemy się z telefonem. Nieustannie wybijają nas z rytmu nowe wiadomości na Messengerze czy powiadomienia na Facebooku. Mimowolnie sięgamy po telefon, myśląc, że po chwili go odłożymy, po czym pół godziny później wybudzamy się z transu, uświadamiając sobie, że zamiast pracować, w najlepsze oglądamy zdjęcia znajomych z wakacji, czytamy najnowszy artykuł na ulubionym portalu czy szukamy stroju na wesele. Gdyby nie pokusa sięgnięcia po smartfon czy laptop, wywiązywalibyśmy się ze swoich zadań o wiele szybciej. Jedno jest zatem pewne – warto z tą pokusą walczyć! Przydatnym nawykiem jest złożenie sobie obietnicy, że przed zrealizowaniem danego zadania (lub chociaż jednego z jego etapów) nie pozwolimy sobie wpaść w pułapkę wirtualnego świata.

Warto mieć też na uwadze, że będziemy działać dużo bardziej efektywnie, jeśli skupimy się na jednym celu, a nie na kilku naraz. Nie ma sensu brać na siebie więcej, niż jesteśmy w stanie udźwignąć, tłumacząc sobie, że trzeba być wielozadaniowym. Równie dobrze można krok po kroku wykonywać kolejne zadania, jednak robić to solidnie, nie popadając przy tym w zbędny chaos. Krótko mówiąc, dobrze jest mierzyć siły na zamiary. Tak właśnie prezentują się najważniejsze zasady efektywności w teorii. Teraz czas na praktykę. Wprowadzenie tych wskazówek w życie bez dwóch zdań przyczynia się do szybszej i efektywniejszej pracy, a w rezultacie pozwala częściej cieszyć się chwilami odpoczynku.

Anna Urbańska
Master Trener Structogram Polska
anna@structogram.pl

Wszyscy na całym świecie uśmiechamy się w tym samym języku

Elżbieta Dzikowska

Pobierz wydanie 04/2019

Zobacz również

Czy na pokładzie jest psycholog?

W wielu współczesnych organizacjach widoczne jest zmaganie się z problemami skupionymi wokół jednostki. Wskazane trudności mają z kolei znaczący wpływ na zespoły czy globalny obraz firmy. Stres, wypalenie zawodowe, duża rotacja, brak satysfakcji z wykonywanej pracy, zaburzenia zdrowotne pracowników to tylko niektóre z obserwowanych problemów dzisiejszego biznesu.

Po co ci kreatywność?

Jest jednym z absolutnie kluczowych aspektów metody design thinking (DT). To dzięki kreatywności i „otwartej głowie” możemy tworzyć innowacyjne rozwiązania w obszarach HR/EB. Bez niej nawet nasze największe chęci nie wystarczą, by przekuć wiedzę o kandydatach i pracownikach w ciekawe rozwiązania.

Znaczenie zapisywania swoich celów

Pod koniec lat 90. tysiące klientów restauracji Subway mogło przeczytać na rozdawanych tam serwetkach napis „10 000 restauracji do 2001 roku”. Założyciel i dyrektor tej sieci Fred DeLuca w ten właśnie sposób postanowił zapisać swoje plany na przyszłość. Jak nietrudno się domyślić, cel ten osiągnął, a w roku 2008 sieć restauracji Subway składała się z 28 000 restauracji w 86 krajach.

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.